Interkulturelle Kommunikation
Warum Japaner 'das ist schwierig' sagen, aber 'nein' meinen
Fortsetzung des Artikels von Teil 1
7 wichtige Schritte
Schritt 1: Suchen Sie eine positive Einleitung.
Sagen Sie zum Beispiel zunächst „Danke“, denn dies ist immer eine nette Einleitung. Danke kann man für so vieles sagen: zum Beispiel dafür, dass Ihr Partner Ihnen eine Mail schrieb, oder dass er Ihre Mail, die Sie ihm gerade schreiben, liest. Oder dafür, dass er Ihnen eine Antwort gab oder bei einer Sache nachfragte. In vielen japanischen E-Mails finden Sie zudem in der Einleitung ein, zwei Sätze zum Thema Wetter. Sie können auch Gemeinsamkeiten erwähnen wie ein vorangegangenes Treffen, die Familie oder ähnliches. Nicht selten gilt für E-Mails von Japanern: Je länger die Einleitung ist, umso kritischer bzw. heikler ist der danach folgende Inhalt.
Schritt 2: Finden Sie eine Überleitung mit Bedauern und entschuldigen Sie sich. „I am sorry to bother you in this busy time with such a small matter“ ist ein Standardsatz, der häufig in der Kommunikation mit Japanern verwendet wird. Das zeigt, wie wichtig es ist, nicht „mit der Tür ins Haus zu fallen“, sondern das Gegenüber mit einigen Worten des Bedauerns auf die negative Aussage vorzubereiten. Da die japanische Art der Kommunikation sehr indirekt ist, bedeutet obiger Satz übersetzt: Es ist keineswegs eine Kleinigkeit, über die ich sprechen möchte; die Angelegenheit ist vielmehr sehr wichtig und/oder dringlich.
Schritt 3: Benennen und erklären Sie kurz das Problem.
Benennen Sie das Problem, die Kritik oder unangenehme Nachricht. Haben Sie oder Ihr Unternehmen einen Fehler gemacht, erklären Sie kurz, wie es dazu kam. Eine zu lange Erklärung wird häufig als Ausrede interpretiert. Erfahrungsgemäß tendieren Europäer dazu, das Problem detailliert zu schildern und ausführlich zu erklären, wie es (vermutlich) dazu kam. Halten Sie Ihre Erklärung kurz und konzentrieren Sie sich stattdessen auf den nächsten Punkt.
Schritt 4: Zeigen Sie Lösungswege auf.
Überlegen Sie sich mehrere, am besten drei unterschiedliche Wege, wie das Problem (eventuell) gelöst werden könnte und zeigen Sie diese Ihrem Partner auf. Wichtig ist hierbei, Ihrem Gegenüber zu signalisieren, dass Sie ihn bei der Problemlösung nicht alleine lassen. Dieser Teil der E-Mail ist sehr zeitaufwendig, aber unverzichtbar. Lösungswege sind zukunftsorientiert. Mit dem Aufzeigen möglicher Lösungswege zeigen Sie, dass Sie sich auch künftig eine gute Kooperation wünschen.
Schritt 5: Mit Fakten überzeugen.
Die japanische Arbeitskultur ist fakten- und zahlenbasiert. Wenn Sie überzeugen möchten, benötigen Sie Zahlen. Bauen Sie Zahlen, Statistiken und Graphiken in Ihre E-Mails ein oder hängen Sie diese als Anhang an, falls Sie zum Beispiel das Gefühl haben, dass dies für Ihren Partner als Person wichtig oder als Argumentationshilfe bzw. zum Absichern seiner Entscheidung gegenüber Vorgesetzten hilfreich ist.
Schritt 6: Doppelt hält besser – nochmals entschuldigen.
Gegen Ende Ihrer Mail sollten Sie sich nochmals entschuldigen – zum Beispiel für den Fehler oder die Nachlässigkeit. Oder für die verursachten Irritationen oder die Mehrarbeit. Das ist in der japanischen Korrespondenz und Kommunikation durchaus üblich. „Doppelt genäht hält besser“, sagen wir auch in Deutschland.
Schritt 7: Verweisen Sie auf die weitere gute gemeinsame Zusammenarbeit. Wenn Sie dann zum Abschluss noch einen wohlklingenden Satz bezüglich der guten künftigen Zusammenarbeit oder einer Gemeinsamkeit in der Zukunft finden, wie „I am always happy working with you“ oder „looking forward to xyz.“, ist Ihre E-Mail perfekt. Dann kommt die negative oder heikle Botschaft bei Ihrem japanischen Geschäftspartner ohne Gesichtsverlust an und einer weiteren harmonischen Zusammenarbeit steht nichts im Weg.
Jobangebote+ passend zum Thema
- Warum Japaner 'das ist schwierig' sagen, aber 'nein' meinen
- 7 wichtige Schritte
- Übrigens, auch Europäer schätzen eine „harmonische“ Kommunikation
Lesen Sie mehr zum Thema
Das könnte Sie auch interessieren
Zahlenfuchs trifft auf Beziehungsmensch
Mit Kollegen besser kommunizieren
Kommunikation im Business
Stets die richtigen Worte finden
Japan
Für deutsche Unternehmen immer wichtiger
Importe auf Rekordhoch
Japan erneut mit Defizit in Handelsbilanz
Personalien
Neue Leitung für Porsche Taiwan und Japan
Japanischer Chips Act
Freier Markt oder Autarkie bei Halbleitern
Erdbeben in Japan
Die Auswirkungen auf die Lieferkette
Achterbahnfahrt in der Wirtschaft
Japan schafft Trendwende
Halbleiterfertigung
Auch Japan gibt Gas bei neuen Fabs
Durch die Nordwestpassage
Seekabel soll Japan mit Europa verbinden
Jobwechsel in Japan
Start-up übernimmt die Kündigung
