Digitales Arbeiten
IT-Sicherheitstipps für Gründer
Fortsetzung des Artikels von Teil 1
Wieviel Software sollte sein?
Für jeden Starter ist es für die Administration obligatorisch, eine Grundausstattung mit den üblichen Office-Anwendungen – Text-, Tabellenkalkulation-, Präsentations-Software – und dies natürlich mit einer gültigen Lizenz zu haben. Darüber hinaus führt für den startenden Selbstständigen kein Weg an einer Software für Buchhaltung und Rechnungsstellung vorbei – entweder PC-basierte Programme wie Lexware financial office oder Cloud-basierte Anwendungen wie lexoffice. Denn seit einiger Zeit rückt die Steuervorschrift GoDB – Amtsdeutsch für ‘Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff’ verstärkt in den Fokus.
Im Kern geht es darum, dass Buchungen und geschäftliche Aufzeichnungen unveränderbar digital aufbewahrt werden müssen – auch bei der Einnahmen-Überschussrechnung. Aber es gilt nicht nur rechtlich auf der sicheren Seite zu sein, sondern sich von Anfang an einen Überblick zu verschaffen, wie sich die finanzielle Situation der Selbstständigkeit entwickelt.
Später kann ein CRM-System (Customer Relationship Management) praktisch sein, das es als Teil vieler Warenwirtschaften oder als separate Cloudlösung gibt. Mit dem CRM lassen sich wichtige Kundendaten sammeln – von der Anbahnung eines Geschäftes bis hin zum »After Sales«, also Produktpflege, Kundenanfragen, Erweiterungen.
Nie vergessen – regelmäßige Backups schützen vor Datenverlust
Zwei Thematiken, die zu Beginn meistens nicht in ihrer Brisanz auf dem Radar sind, können teuer und äußerst schmerzhaft werden: fehlende, in kurzen Abständen durchgeführte Backups und ein laxer Umgang mit dem Datenschutz.
Da heute auch die gesamten Finanzen der selbstständigen Tätigkeit digital be- und verarbeitet werden, raten auch Finanzanwendungsexperten wie Lexware zur besonderen Aufmerksamkeit. Jörg Frey, Geschäftsführer von Lexware, verdeutlicht: »Nur aktuelle Software kann einen vollen Schutz der Daten gewährleisten. Daher müssen Finanz- und Buchhaltungslösungen stets auf dem neuesten Stand sein.«
Reicht in der privaten PC-Nutzung ein monatliches Backup, kann der Absturz eines PCs mit dem einhergehenden Verlust der geschäftlichen Daten schon mit der Frist von einer Woche zu einer existenziellen Bedrohung führen. Es gilt: je digitaler das Geschäft, desto öfter ein Backup.
Wer ein Notebook mit Apples Mac OS X nutzt, ist fein heraus: Die integrierte Backup-Lösung »Time Machine« erstellt eine komfortable Sicherung, die auch die Versionierung von Dateien umfasst. Mit dem Kauf einer möglichst großen externen Festplatte und dem Anstöpseln in jeder Mittagspause läuft die Sicherung automatisch nebenbei.
Leider bietet Windows keine vergleichbare komfortable Funktion, allerdings gibt es mittlerweile viele kostenlose Programme, die bei der Sicherung helfen. Bei der Auswahl hilft beispielsweise ein Ausflug zu tutonaut.de.
Ganz wichtig ist es, dass Backup und gesichertes Gerät nicht zusammen aufbewahrt werden. Denn das Risiko, dass beide zusammen gestohlen, beim Brand vernichtet oder durch Löschwasser beschädigt werden, ist erheblich. Also: Ein Datenträger bleibt im angemieteten Büro, im Co-Working-Space oder notfalls im Handschuhfach des Autos, der andere kommt mit nach Hause.
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