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Softwaregestütztes Obsoleszenzmanagement

Der Wandel im Obsoleszenzmanagement

24. November 2023, 8:00 Uhr | Von Lutz Lindenau, Vertrieb/Sales Manager von D+D+M Daten- und Dokumentationsmanagement

An einem softwaregestützten Obsoleszenzmanagement kommt kein Unternehmen – von klein bis sehr groß – mehr vorbei. Doch es gibt keine Standardlösung für alle. Hier einige Kriterien, die es bei der Einführung zu beachten gilt.

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In den letzten fünf Jahren hat das Thema Obsoleszenzmanagement immer mehr Aufmerksamkeit bekommen und wurde als fester Bestandteil in unterschiedlichsten Firmen integriert. War es früher primär das reaktive Obsoleszenzmanagement, wenn es zu Veränderungs- oder Abkündigungsmeldungen gekommen ist, so hat die Betrachtung auch verstärkt im Bereich proaktiv bis strategisch zugenommen.

Hier sei an die Blockade des Suezkanals durch das Containerschiff »Ever Given« erinnert, die zu einer nicht unerheblichen Krise mit globalen Auswirkungen führte.
Nun hatte vielleicht der eine oder andere Glück, davon nicht oder nur schwach betroffen zu sein, doch wer verläßt sich gerne auf Glück? Dass sich globale Unglücke wie Umweltkatastrophen, Kriegsgeschehen, Pandemien sowie Wirtschaftskrisen häufen, hat das letzte Jahrzehnt eindrücklich gezeigt.

Hat man sich in der Vergangenheit gerne auf seine Zulieferer und Verträge verlassen, die eine gewisse Sicherheit gaben oder suggerierten, so wird nun die Kontrolle der Verfügbarkeit und Alternativen wieder vermehrt inhouse durchgeführt.

Die Kontrolle und Sicherheit zum großen Teil aus vermeintlichen Kosten- oder Zeitgründen auszulagern hat zu der Erkenntnis geführt, dass Abhängigkeit kein guter Wegbegleiter ist. Hier liegt es in der Verantwortung des Unternehmens, zu überprüfen, wie gut und vor allem aktuell die Lieferanten und Dienstleister sind.

Der klassische Einkauf, die Entwicklung sowie der Vertrieb werden stärker in das strategische Obsoleszenzmanagement eingebunden, um möglichst allen negativen Eventualitäten entgegenzuwirken.

Wege zum softwaregestützten Obsoleszenzmanagement

Einen pauschalisierten Ansatz für unterschiedlichste Branchen und Firmengrößen wird es nie geben. Sicher ist aber, dass globales Denken und Handeln Einzug halten müssen. Wenn dieser erste Schritt im Management angekommen ist und umgesetzt wurde, bestehen sehr gute Chancen, allen betriebs- und wirtschaftlichen Auswirkungen zeitnah zu begegnen.

Planungssicherheit schaffen bedeutet, dass das Thema Obsoleszenz in allen Firmen eine übergeordnete Rolle zugewiesen bekommt und Methoden integriert werden, um den täglichen Datenmassen und Veränderungen gerecht zu werden und Mitarbeiter zu entlasten.

An erster Stelle sollte ein einheitlicher Standard stehen, etwa um die Product-Change-Notifications (PCN) und Product-Discontinuation-Notifications (PDN) branchenunabhängig in ein einheitliches Format zu bringen. Dieses Format gibt es schon: Es nennt sich smartPCN, ist konform zu VDMA 24903 und wird in der Zukunft auch international als Teil der IEC 62402 Einzug halten.

COGD- und IIOM-Mitglieder arbeiten ehrenamtlich in Arbeitsgruppen mit und haben maßgeblich zu der Einführung einer Normierung beigetragen. D+D+M hilft Kunden und wandelt alle branchenunabhängigen PCN/PDN-Meldungen kostenfrei in das smartPCN-Format, damit diese Meldungen täglich sowie softwaregestützt gegenüber dem kompletten Artikelstamm auf neue Matches überprüfen werden können. Der Abgleich findet beim Kunden statt. Bei Bedarf werden Workflow-gesteuerte Maßnahmen abgeleitet.

Ähnlich verhält es sich mit dem Thema Life-Cycle-Management. Auftretende Alarme wie Verfügbarkeitsengpässe oder PCN/PDN-Meldungen werden erkannt und signalisiert, damit rechtzeitig gegengesteuert werden kann. Auch eingesetzte Komponenten, die unter »Substance of Very High Concern« (SVHC) klassifiziert werden, bedürfen der vermehrten Aufmerksamkeit bzw. Überwachung, der man sich als produzierendes oder in Verkehr bringendes Unternehmen nicht entziehen kann.
Nur digitale Obsoleszenzmanagement-Lösungen in Verbindung mit bestehenden ERP-/PLM-Systemen können den täglich wachsenden Anforderungen gerecht werden und ausreichende Sicherheit bieten.

Ab wann lohnt sich die Investition in eine SW-gestützte Lösung

In dem Moment, in dem ein oder mehrere Mitarbeiter noch manuell mit dem Abgleich oder der Überwachung von Listen beschäftigt sind. Denn bestehende Arbeitsabläufe können wesentlich schneller softwaregestützt erledigt werden.
Wenn die Gefahr besteht, relevante Mitteilungen verspätet oder gar nicht zu erhalten.
Wenn verhindert wird, dass etwa durch einen Fehler mehrere tausende Euro in den Sand gesetzt werden und Aufträge dadurch verlorengehen.
Damit qualifizierte Mitarbeiter wieder Zeit für das wesentliche Business haben.
Wenn der ROI der Software im Bereich weniger Monate liegt.
Wenn Abhängigkeiten vermieden werden müssen und sicherheitsrelevante Daten (z.B.Militärbereich) nie Ihr Haus verlassen, um einen Abgleich durchzuführen.
Wenn allgemeine Reaktionszeiten um mehrere Tage verkürzt werden durch kontrollierte und digitale Abläufe und daraus Vorteile gegenüber Marktbegleitern abgeleitet werden können.
Wenn konform zu bestehenden Vorschriften und Normierungen gearbeitet wird und sichergestellt ist, Veränderungen und/oder Anpassungen automatisiert zu erhalten.

Im Portfolio hat D+D+M Unternehmen, deren Mitarbeiteranzahlen sich in einem breiten Spektrum von unter 50 bis über 100.000 Mitarbeiter bewegen. Selbst bei sehr kleinen Unternehmen rechnet sich eine Basislizenz, die ein hohes Maß an Sicherheit bietet.

Wer sich dem schnellen Wandel stellt und entsprechende Datenmengen hat, kommt an keinem modernen und softwaregesteuerten Obsoleszenzmanagement vorbei. Schon Heraklit von Ephesus, 535–475 v. Chr., sagte: »Nichts ist so beständig wie der Wandel.«