Klinikum reduziert Wartezeiten mit Softwarelösung und Smartphones
Patientenbetreuung per BlackBerry
In großen Kliniken ist die Organisation der Patiententransporte eine logistische Herausforderung. Mithilfe einer eigens entwickelten Planungssoftware und eines auf »BlackBerry«-Smartphones basierenden Systems konnte eine hessische Klinik die Wartezeiten für Patienten um bis zu eine Stunde verkürzen.
Mit rund 24 000 stationären und circa 40 000 ambulanten Patienten im Jahr ist das Klinikum Bad Hersfeld eines der größten Krankenhäuser in der Region Ost- und Mittelhessen. Rund 1400 Beschäftigte kümmern sich hier um das gesundheitliche Wohl ihrer Patienten und sorgen für einen reibungslosen Betrieb des Krankenhauses. In einem so großen und weitläufigen Krankenhaus ist die Koordination der hausinternen Patiententransporte ein elementarer Faktor für einen reibungslosen und effizienten Betrieb.
Täglich müssen Patienten pünktlich von den Pflegestationen zu Untersuchungen wie zum Beispiel Röntgen und EKG oder zu OPs in andere Kliniktrakte gebracht und wieder abgeholt werden. Bei den durchschnittlich 400 bis 500 Transporten pro Tag kam es früher häufig zu erheblichen Wartezeiten für die Patienten und zu unerwünschten Stillstandszeiten in den Funktions- und Diagnostikabteilungen. Hinzu kommen pro Tag bis zu 200 Transporte von Materialien und medizinischen Geräten, die ebenfalls zu bewältigen sind.
Abschied vom Telefon
Früher erteilte der Koordinator die Transportaufträge über eine auf Mobiltelefonen basierende Lösung - entweder telefonisch oder per SMS. Er musste jedoch eine extrem hohe Anzahl an Telefongesprächen führen, um die Informationen mit dem Pflegepersonal auszutauschen. Weiterhin erwiesen sich SMS-Nachrichten als eine wenig zuverlässige Kommunikationsform mit einigen Einschränkungen. Steigende Patientenzahlen und die stetige Zunahme diagnostischer Maßnahmen haben das tägliche Aufkommen an Patientenbewegungen zudem in den vergangenen Jahren erheblich zunehmen lassen. Nicht zuletzt durch die einschneidenden Veränderungen im Gesundheitswesen war eine Optimierung und Rationalisierung der Arbeitsorganisation unabdingbar.
Zur Lösung der internen Logistikprobleme entwickelte das Klinikum Bad Hersfeld eigens die Planungssoftware »KliniTOS«, die im Zusammenspiel mit einem auf »BlackBerry«-Smartphones basierenden System die Kommunikation und Koordination der Patiententransporte optimiert. Die Mitarbeiter der Pflege- und Diagnostikabteilungen melden nun die Notwendigkeit von Patiententransporten am PC über eine intuitive Eingabemaske an. Mit Unterstützung von KliniTOS kann die Koordinationsstelle alle internen Patientenbewegungen dann über eine zentrale Leitstelle vom PC aus steuern und abwickeln.
Unter Berücksichtigung von Wegezeiten, der Dringlichkeit eines Transports, der möglichen Transportmittel sowie der notwendigen Mitarbeiterqualifikation werden die Aufträge an die BlackBerry-Geräte der Mitarbeiter des Transportdienstes abgesetzt. Mithilfe der BlackBerry-Push-E-Mail-Lösung konnte das Klinikum die Informationsübermittlung automatisieren und so die Transportkoordination für alle Beteiligten erheblich vereinfachen.
»Insbesondere die offene Plattform, die es Drittanbietern ermöglicht, eigene Applikationen zu entwickeln, hat bei der Entscheidung für die BlackBerry-Lösung den Ausschlag gegeben«, so Dennis Helbing, Verantwortlicher für die Softwareentwicklung im Klinikum. Durch den sehr geringen Zeitverzug bei der Verteilung von Aufträgen und kurzfristigen Änderungen lassen sich die zur Verfügung stehenden Mitarbeiter optimal einsetzen.
Laut Angaben der Klinik haben sich dank der Lösung die Wartezeiten in den Diagnostikabteilungen für die Patienten deutlich verkürzt, um 30 bis 60 Minuten. Terminliche Vorgaben werden besser eingehalten und Leergänge vermieden, wodurch die Auslastung kostenintensiver Diagnostikgeräte wie zum Beispiel CT oder MRT steigt. Die von 2008 auf 2009 um rund 15% gestiegene Anzahl an Patientenbewegungen lässt sich so mit gleichem Personaleinsatz bewältigen. Außerhalb der Kapazitätsspitzen kann die Leitstelle jetzt unbesetzt bleiben: im autonomen Modus erhalten die Mitarbeiter ihre Aufträge automatisch auf ihre Smartphones.
Laut Torsten Wennemuth, dem IT-Leiter des Klinikums, amortisierte sich die Implementierung der Lösung bereits nach etwa einem Jahr. Angesichts der derzeitigen Situation im deutschen Gesundheitswesen bestehe der wahre Erfolg aber in erster Linie darin, eine erstklassige Qualität der Patientenversorgung mit den gleichen Mitteln bei stetig steigenden Anforderungen zu gewährleisten.
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