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Elektromobilität bei Flotten

Der Umstieg auf Elektroantrieb muss datenschutzkonform erfolgen

21. Januar 2022, 13:21 Uhr | Markus Kroeger, Panion

Datenschutz im Fuhrparkmanagement ist wichtig - für Flottenmanager, Betriebsräte und Fahrer.

Um den Umstieg auf Elektromobilität zu vereinfachen und so effizient wie möglich zu gestalten, nutzen Flottenbetreiber verstärkt Analyse-Software. Worauf sie dabei in Bezug auf Datenschutz achten und inwiefern Betriebsrat und Fahrer miteinbezogen werden müssen, erklärt Panion-CEO Markus Kroeger.

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Immer mehr Flotten stellen vom Verbrennungsmotor auf Elektroantrieb um. Eine Statista-Umfrage hat ergeben, dass 47 Prozent der Unternehmen bereits mindestens eine alternative Antriebsart in ihrem Fuhrpark einsetzen. Rund 27 Prozent planen dies in den nächsten drei Jahren. Für den leichteren und effizienten Umstieg, setzen Fuhrparkmanager verstärkt auf Analyse-Software.

Solche Lösungen untersuchen das Fahrverhalten, um die Umstellung der Flotte zu vereinfachen und passende Modelle zu identifizieren. Vor allem die Bewegungsdaten sind für die Flottenplanung relevant, doch bei diesem Thema werden Datenschützer schnell hellhörig.

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Datenschutz im Fuhrparkmanagement

Um den Fuhrpark effizient umzustellen, kommt es darauf an, präzise Daten zum Fahrverhalten zu erfassen und zu analysieren, die valide Entscheidungen ermöglichen. Mitarbeiter und der Betriebsrat befürchten bei der Datenerfassung von Bewegungsdaten allerdings eine Überwachung einzelner Personen und stehen diesem Thema sehr skeptisch gegenüber.

Für Flottenmanager sind bei der Wahl einer Analysesoftware nicht nur die gesetzlichen Anforderungen der DSGVO, sondern auch die Aufklärung und Einbindung der Mitarbeiter wichtig. Folgende Punkte gilt es daher zu beachten:

Schutz privater Daten und Transparenz in den Mittelpunkt stellen: Mitarbeiter und Fahrer sollten stets selbst entscheiden können, welche Informationen zu welchem Zeitpunkt erfasst werden und wozu Drittanbieter und Flottenmanager sie verwenden. Nur nach einer ausdrücklichen Zustimmung durch die Fahrer dürfen Daten erhoben, gespeichert und verwertet werden.
Datenrisiken frühzeitig erkennen und eliminieren: Im Fuhrparkmanagement werden meist große Datenmengen verarbeitet. Die damit verbundenen Risiken gilt es zu identifizieren und zu eliminieren, sonst drohen neben einem Vertrauensverlust der Mitarbeiter auch hohe Strafen für das Unternehmen. Das betrifft sowohl die Erfassung als auch den Schutz der Daten vor dem unerlaubten Zugriff Dritter.
Rechenschaftspflicht gegenüber Datenschutzbehörden einhalten: Flottenmanager müssen nach der EU-weit einheitlichen DSGVO immer den Behörden Bericht erstatten, in dem sie ihren Hauptstandort haben. Das nimmt also die Länder, in denen sie ihre Flotten führen und keinen Sitz haben, aus. Trotzdem sollten sich die Unternehmen im Vorfeld darüber informieren, für welches Land welche Regelung gilt.
Auf fortschrittliche und datenschutzkonforme Technologien setzen: Fuhrparkmanager müssen sicherstellen, dass die technischen Systeme zur Datenerfassung die Datenschutzanforderungen vollständig erfüllen. Dabei kommt es darauf an, dass die Datenspeicherung auf ein absolutes Minimum reduziert wird und nur für einen begrenzten Zeitraum erfolgt. Der Flottenmanager sowie Softwareanbieter sollte dabei nur Zugriff auf die relevanten Daten erhalten, wie Fahrtdauer oder Kilometerstand.

Alle Parteien berücksichtigen

Ein datenschutzkonformes Flottenmanagement-System zu implementieren kann zwar aufwändig sein, wird aber mit dem richtigen Partner, der entsprechende Fachkenntnis und Erfahrung mitbringt, vereinfacht. Dabei kann vor allem eine Datenschutz-Roadmap nützlich sein, die während des gesamten Prozesses zum Tragen kommt.

Neben der Auswahl der passenden Software und Analysen ist es für die Flottenmanager essenziell, alle Beteiligten frühzeitig in den Prozess mit einzubeziehen und aufzuklären. Dazu gehört eine enge Zusammenarbeit mit dem Betriebsrat. Die Verantwortlichen sollten den Zweck der Datenerhebung und den Nutzen für die Mitarbeiter detailliert aufzeigen. Dabei kommt es darauf an, dass alle notwendigen Dokumente regelmäßig ausgetauscht und Absprachen eingehalten werden.

Auch der eigene Datenschutzbeauftragte muss von Beginn an in das Projekt eingebunden sein und Einsicht in alle Dokumente zur Datennutzung und -verarbeitung haben. Der regelmäßige Austausch und die transparente Offenlegung und Dokumentation aller Aktivitäten stellen sicher, dass alle gesetzlichen Datenschutzvorschriften eingehalten werden.

Entscheidend sind aber vor allem die Fahrer. Damit sie eine rechtssichere Zustimmung erteilen, muss die Datenerhebung transparent sein und ihr Zweck klar kommuniziert und dokumentiert werden. Dabei gilt es, den langfristigen Mehrwert hervorzuheben und sicherzustellen, dass der tägliche Arbeitsablauf nicht gestört wird. Zudem muss gewährleistet sein, dass Daten, die die Fahrer ausdrücklich nicht teilen wollen, auch nicht erfasst werden. Hier spielt vor allem die genaue Definition eine Rolle, welche Daten bei der Fahrt, zu welcher Zeit erfasst werden und für die Analyse notwendig sind. Auch muss sichergestellt sein, dass die erfassten Daten zu jeder Zeit geschützt vor dem Zugriff Dritter sind.