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Digitale Workflows in der Fertigung

Automatisierte Silos bleiben Silos

3. März 2022, 10:32 Uhr | Ute Häußler

Rechnet sich die Automatisierung nicht wie gewünscht? Der häufigste Grund: Nur einzelne Bereiche sind digital vernetzt. Dagegen hilft eine durchgängige Prozess-Orchestrierung mit einem Workflow-Management-System.

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Erfolge in der Digitalisierung sollen immer am besten sofort sichtbar sein: Unternehmen setzen daher verstärkt auf schnell zu implemtierende RPA (Robotic Process Automation)-Anwendungen. Sie dienen vor allem der Automatisierung einfacher Teilprozesse. Klein anfangen ist ok - RPA-Tools können ein möglicher Startpunkt sein - oberstes Ziel solltejedoch immer die Automatisierung der gesamten Prozesslinie sein. Ein wichtiger Baustein ist dabei die durchgängige Orchestrierung von Prozessen unter Nutzung eines Workflow-Management-Systems.

Aus der Workflow-Perspektive werden Gesamtprozesse über unterschiedliche Abteilungen, Systeme und Mitarbeiter hinweg betrachtet. Dies ist die Voraussetzung für die Automatisierung und Optimierung von kompletten Unternehmensprozessen. Selbst ein kleiner Vorgang wie eine Gutschrift betrifft immerhin verschiedenste Systeme, von der CRM-Anwendung bis zur Finanzbuchhaltungssoftware.

Vier Schritte zur End-to-End-Automatisierung

Die Umsetzung einer Ende-zu-Ende-Automatisierung sollte nicht mit den komplexesten Prozessen gestartet werden. Empfehlenswert ist zunächst, die »Low Hanging Fruits« in Angriff zu nehmen, ohne gleich verschiedenste Geschäftsbereiche oder Abteilungen zu involvieren.

Eine sinnvolle Ende-zu-Ende-Orchestrierung von Prozessen kann zum Beispiel in folgenden Schritten ablaufen:

Auswahl eines Prozesses, der nicht über zu viele Silos hinweg verläuft
Bewertung des Prozesses aus der Sicht der einzelnen Stakeholder; denn vor allem die Endanwendersicht beispielweise aus der Perspektive von Kunden kommt bei Prozessinitiativen oft zu kurz
Analyse des Prozesses – etwa unter Nutzung einer Process-Mining-Lösung; so können Probleme identifiziert, Prozessabweichungen festgestellt und Optimierungsmöglichkeiten erkannt werden
Digitale Abbildung des gesamten Prozesses, das heißt Digitalisierung des Workflows mit der Beseitigung von Medienbrüchen und der Einbindung der Silos einzelner Abteilungen.

Eine solche Orchestrierung erfordert eine Entwicklungsumgebung für die Konzeption von digitalen Workflow-Applikationen. Dabei sollte die Workflow-Automatisierungslösung einen einfachen Dialog von IT und Fachbereichen unterstützen. Die Automatisierung darf schließlich nicht als reines IT-Thema gesehen werden, denn die Prozesse müssen immer im Mittelpunkt stehen.

KI kann Automatisierung stützen

Auch KI spielt im Automatisierungskontext eine zunehmend wichtigere Rolle, gerade hinsichtlich einer regelgetriebenen Workflow-Steuerung. Eine KI-basierte Lösung kann dabei auch eigenständig Entscheidungen treffen. Im Kundenservice etwa ist es möglich, dass eine KI-Lösung Daten in Echtzeit analysiert und auf dieser Basis die Next-Best-Action auswählt.

Vorteile digitalisierter Abläufe

Vollständig und durchgängig digital orchestrierte Abläufe bieten Unternehmen zahlreiche Vorteile: von der Reduzierung von Prozesslaufzeiten und -fehlern über eine Kostensenkung bis hin zu einer generellen Steigerung von Effizienz und Produktivität. Ein Use Case der IT-Beratung CGI zeigt, wie ein großes Unternehmen aus dem Verkehrssektor mit Intelligent Automation ganzheitliche, geschäftskritische Prozesse automatisierte. Die Fehlerquote bei diesen Prozessen lag bei 20 bis 30 Prozent und kostete das Unternehmen monatlich mehrere Zehntausend Euro. Durch die Einführung einer Workflow-Management-Software, kombiniert mit Robotic Process Automation, konnte zum einen eine Automatisierungsrate von 80 Prozent erreicht werden. Zum anderen wurde die Fehlerquote auf unter 2 Prozent gesenkt. Die aufkommenden Fehler resultieren aus den Input-Daten der Prozesse und werden durch ein Exception-Handling weitestgehend abgefangen.

Rückhalt aus dem Management

Ein Punkt darf nicht vergessen werden: Bei Ende-zu-Ende-Automatisierungsprojekten ist oft auch ein Kulturwandel im Unternehmen erforderlich, allein schon, weil verschiedene Abteilungsgrenzen überwunden werden müssen. Das Engagement und der Rückhalt des Managements ist für die erfolgreiche Umsetzung einer Automatisierungsstrategie ein wichtiges, wenn nicht das treibende, Element.

»Wer ausschließlich Lösungen für kleine und voneinander abgeschottete Teilbereiche anstrebt, wird sich weiter in Silos bewegen«, erklärt Niklas Bläsing aus dem Bereich Intelligent Automation bei CGI Deutschland. »Die Entwicklung und Umsetzung einer ganzheitlichen Strategie muss deshalb der konsequente nächste Schritt einzelner Automatisierungsprojekte sein. Nur mit einer umfassenden Automatisierung von Gesamtprozessen wird ein Unternehmen eine ganzheitliche Optimierung entlang seiner gesamten Wertschöpfungskette erreichen.«