Flotten-Elektrifizierung
Dienstwagen an der heimischen Wallbox reibungslos laden
Zur Elektrifizierung ihrer Flotten gehört für viele Unternehmen neben dem Aufbau eigener Ladeinfrastruktur auch ein Konzept für das Home-Charging, damit Mitarbeitende komfortabel und kostengünstig daheim laden können. Doch für einen reibungslosen Betrieb müssen einige Fragen geklärt sein.
Zwei Drittel der deutschen Unternehmen arbeiten an der Elektrifizierung ihrer Flotten – das ergab die Fleet-Charging-Studie 2024 des Marktforschungsunternehmens Uscale. Viele Firmen bauen dazu parallel eine eigene Ladeinfrastruktur auf. Ein gutes Konzept für den Ladepark auf dem Firmengelände berücksichtigt dabei aktuelle und künftige Anforderungen bzw. Nutzungsszenarien. Es ist oft komplex und muss neben technischen auch organisatorische Fragen klären, zum Beispiel: Welche Nutzer sollen wie abgerechnet werden? Sollen die Firmenwagen nur am Standort oder auch per Wallbox bei den Mitarbeitenden zuhause geladen werden?
Gemeinsam mit einem Dienstleister, der die notwendige Fachexpertise mitbringt, lässt sich die eigene Ladeinfrastruktur und ihr laufender Betrieb von Beginn an auf ein sicheres technisches und organisatorisches Fundament stellen, das auch für künftige Anforderungen beste Perspektiven bietet.
Neben den Lademöglichkeiten auf dem Betriebsgelände wollen viele Unternehmen das Laden von E-Fahrzeugen an der heimischen Wallbox für Fahrerinnen und Fahrer von Dienstwagen in die Gesamtplanung integrieren. Gerade in Zeiten von Homeoffice oder bei bundesweit verteilten Außendienstlern ist dies ein attraktives Szenario: Mitarbeitende können so bequem über Nacht zuhause zu laden und morgens immer mit voller Batterie starten. Unternehmen zahlen im Vergleich zu öffentlichen Ladestationen auf diese Weise deutlich weniger für den Ladestrom.
Betrieb von Heimladestationen professionell angehen
Der Betrieb von heimischen Wallboxen bringt im Vergleich zur Ladeinfrastruktur am Standort zusätzliche Anforderungen mit. Damit sie effizient und für alle Seiten rechtssicher betrieben werden können, braucht es eine professionelle Betriebsführung – zum Beispiel über eine Plattform, die entsprechende Prozesse wie Management, Speicherung der Verbrauchszahlen oder Abrechnung technisch weitgehend automatisiert unterstützt.
Unternehmen sollten deshalb rechtzeitig entscheiden, ob sie den Betrieb von Heimladestationen für ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter selbst übernehmen oder an einen externen Anbieter abgeben wollen. Dienstleister wie beispielsweise der bundesweit tätige Ladeinfrastruktur-Spezialist Chargemaker mit seinem fleet@home-Angebot – unterstützen beides: sowohl den Betrieb von Ladeparks auf demUnternehmensgelände als auch dienstlich genutzte heimische Wallboxen.
Arbeiten Unternehmen mit einem Dienstleister für den Ladepark-Betrieb zusammen, sollte er auch bei der Auswahl der passenden Wallbox und ihrer Konfiguration unterstützen sowie den laufenden Betrieb der Heimladestation mit allen technischen und abrechnungsrelevanten Aufgaben übernehmen. Dies bedeutet auch, dass der Dienstleister die betreffenden gesetzlichen Regelungen kennt und die Abrechnung nicht nur rechtssicher gestaltet, sondern die Unternehmen im Falle gesetzlicher Änderungen auch bei der Anpassung ihrer Rahmenbedingungen und Prozesse für dienstlich genutzte heimische Wallboxen unterstützt.
Dies wird beispielsweise nötig für die im November 2025 von der Bundesregierung beschlossenen ab 01.01.2026 gültigen Regelungen für Abrechnungen mit Steuerpauschalen, PV-Strom oder dynamischen Tarifen. Gegenüber den Mitarbeitenden fungiert der Betreiber als zentraler Ansprechpartner, der ihren Ladestationsbedarf für das Unternehmen sammelt, notwendige Informationen erhebt und den gesamten Prozess der Bereitstellung bis zum laufenden Betrieb inklusive anschließender Abrechnung begleitet und unterstützt.
Dienst-Wallbox zuhause: Rahmenbedingungen klar definieren
Unternehmen, die Heimladestationen für ihre Belegschaft anbieten möchten, sollten die Rahmenbedingungen dafür genau festlegen. So können sie sicherstellen, dass gesetzliche Regelungen eingehalten werden. Eine klare Definition der Abläufe sorgt außerdem für Effizienz und schafft beste Voraussetzungen für einen reibungslosen Betrieb.
Es gilt dazu im Vorfeld beispielsweise folgende Aspekte zu klären:
- Modellauswahl der Heimladestation: Unternehmen sollten ihren Angestellten die Wallbox-Modelle anbieten, die gut in ihr technisches Gesamtkonzept passen. Außerdem gilt: Nur gemäß MessEG/MessEV eichrechtskonforme Ladepunkte schaffen die Voraussetzungen für korrekte, rechts- und zukunftssichere Abrechnungen, die Unternehmen und Mitarbeitende in der Finanzbuchhaltung nahtlos nutzen können. Sie verhindern auch Betrug oder Verfälschung bei der Abrechnung.
- Eigentümerschaft der Wallbox: Vor der Anschaffung einer Wallbox sollte eindeutig geklärt werden, wem die Wallbox gehört. Bei privat erworbenen Wallboxen besteht keine gesetzliche Wartungspflicht für die Mitarbeitenden. Wartungs- und Prüfpflichten entstehen erst, wenn die Heimladestation als betriebliches Arbeitsmittel eingestuft wird. In der Praxis hat es sich bewährt, dass Angestellte die Wallbox selbst erwerben. Sie verbleibt dann auch nach dem Ausscheiden im Privatbesitz, und es entstehen dem Unternehmen keine Betreiber- oder Wartungspflichten.
- Integration bestehender Heimladestation: Haben Mitarbeitende schon eine heimische Wallbox, kann geprüft werden, ob und wie sich diese auch weiterhin nutzen und in das Abrechnungskonzept des Unternehmens einbinden lässt. Voraussetzung ist ein fachgerechter Anschluss sowie Eichrechtskonformität gemäß MessEG/MessEV, für die es – falls notwendig – auch Nachrüstlösungen gibt.
- Übernahme von Ladestromkosten: Private und dienstliche Ladevorgänge lassen sich technisch einfach trennen. Dienstliche Verbräuche können den Angestellten so auf Basis seines aktuellen Stromtarifs erstattet werden – dabei ist auch eine Deckelung des Erstattungsbetrags pro geladener kWh möglich.
Installation: Mitarbeitende unterstützen und Prozess automatisieren
Nachdem die Wallbox-Bedingungen für dienstwagenberechtige Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter geklärt sind, kommt es darauf an, die notwendigen Prozesse – entweder selbst oder via externem Betreiber – so zu gestalten und zu unterstützen, dass sie möglichst effizient und reibungslos ablaufen können. Dies lässt sich zum Beispiel durch einen Webshop des Betreibers umsetzen, in dem Angestellte eine heimische Wallbox bestellen können und notwendige Informationen dem Betreiber direkt zur Verfügung stehen.
Dazu gehören neben der Adresse auch Daten über den aktuellen Stromanbieter und den gültigen Strompreis für die Abrechnungen. Nach Freigabe durch den Arbeitgeber kann die Wallbox vom Betreiber vorkonfiguriert und für den Versand vorbereitet werden. Da Wallboxen durch Elektrofachbetriebe montiert werden müssen, empfiehlt es sich, das durch Betriebe vor Ort und koordiniert durch den Mitarbeitenden erledigen zu lassen. Ist die Heimladestation fachgerecht installiert, meldet sich die Wallbox automatisch im System des Betreibers an, so dass dienstliche Ladekosten von nun an vom Arbeitgeber erstattet werden können.
Abrechnung: Dienstliches und privates Laden trennen
Mit unterschiedlichen Lademedien wie beispielsweise RFID-Chips oder einer App lassen sich an der Heimladestation dienstliche und private Ladevorgänge technisch einfach trennen. Dadurch ist einerseits der Dienstwagen gut versorgt, andererseits können auch weitere E-Fahrzeuge des Haushalts sowie Freunde oder Nachbarn von dem neuen Ladepunkt profitieren.
Praktisch bewährt haben sich dafür beispielsweise RFID-Chips in unterschiedlichen Farben – einen für dienstliches und einen für privates Laden. Damit können alle Ladeprozesse und die entsprechenden Energieverbräuche transparent und effizient erfasst, zugeordnet und für die Abrechnung genutzt werden. Ergänzend kann der Arbeitgeber das Führen eines Fahrtenbuchs für den Dienstwagen zur Pflicht machen, um Betrugsgefahr zu verringern.
Von effizienten und transparenten Prozessen profitieren
Zum gewünschten Stichtag erhält das Unternehmen dann jeden Monat vom Betreiber eine Abrechnung über den dienstlichen Ladestromverbrauch: mit den entsprechenden Erstattungsbeträgen und gesammelt für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit heimischer Wallbox. So bleibt der eigene Bearbeitungsaufwand für die Abrechnungen denkbar gering. Zahlungsdienstleister übernehmen hierbei ergänzend sogar die Zahlungsabwicklung.
So kann das Unternehmen einmalig den Gesamtbetrag an den Serviceanbieter überweisen, der verteilt die Zahlungen dann an die Angestellten weiter. Diese erhalten einen Eigenbeleg für den Ersatz ihrer Auslagen und finden eine Übersicht über all ihre Ladevorgänge im Online-Portal, auf das sie bei Bedarf zugreifen können. Hat sich eine solche Lade- und Abrechnungspraxis einmal etabliert, können Mitarbeitende mit dienstlicher Heimladestation sich rundum wohlfühlen – und beide Seiten profitieren von effizienten und transparenten Prozessen, die viel Zeit und bürokratischen Aufwand beim Laden der E-Fahrzeuge einsparen.
Der Autor
Sebastian Wietel
ist Teamleiter Betrieb & Service bei Chargemaker.
Jobangebote+ passend zum Thema
Lesen Sie mehr zum Thema
Das könnte Sie auch interessieren
Electreon setzt auf Infineon
SiC-Module für kabelloses Ladesystem in der Fahrbahn
Software dominiert, Struktur fehlt
Warum das V-Modell die Fahrzeugentwicklung ausbremst
Herausforderungen und Perspektiven
SOME/IP – Ausblick auf die nächsten 15 Jahre
