Mit CSP-Lösungen gegen Datensilos
Industrie 4.0 erfordert Informationsmanagement 4.0
Fortsetzung des Artikels von Teil 1
End-to-End-Digitalisierung ermöglicht neue Geschäftsprozesse
Im Vergleich zu DMS- oder ECM-Lösungen kann sich Yuuvis schnell auf neue Herausforderungen einstellen: Die CSP integriert externe und interne Anwendungen sowie Datenquellen, ermöglicht eine End-to-End-Digitalisierung bestehender Prozesse und stellt diese für neue Geschäftsprozesse zur Verfügung. Das bedeutet, dass die Dokumente, Informationen und Daten nicht unbedingt in einer proprietären eigenen Anwendungslandschaft, etwa im Unternehmen selbst, liegen müssen. Auch externe Datenquellen, etwa aus Statistikportalen, Social Media oder Branchenverbänden, sind in Geschäftsprozesse integrierbar. Yuuvis kann also allen Fachabteilungen eines Unternehmens, egal ob sie eher der IT oder eher der OT zuzuordnen sind, dabei helfen, Geschäftsprozesse zu digitalisieren und aus den gewonnenen Daten und Informationen Mehrwert zu erzeugen.
Revisionssichere CSP stärkt agile Prozesse und senkt Kosten
Eine CSP auf Basis Cloud-nativer Techniken wie Yuuvis verändert die IT, die Arbeitsweisen und die Gestaltung von Geschäftsprozessen grundlegend. Alles, was Unternehmen bisher als Insellösungen und Legacy-Systeme eingesetzt haben, lässt sich zwar weiternutzen. Aber es wird integriert oder über die Zeit in ein zentrales Ecosystem überführt, in dem alle Tätigkeiten in digitalisierten (End-to-End-)Workflows umgesetzt sind. Mobiles und agiles Arbeiten sowie Kollaboration mit allen Stakeholdern auf einer sicheren Datengrundlage vermindert Risiken und senkt die Kosten für Lizenzen und Wartungsarbeiten. Die Inflexibilität von Legacy-Systemen, teure Spezialhardware und hochpreisige Systemspezialisten gehören damit der Vergangenheit an. Dem gegenüber steht eine offene, einfach erweiterbare und skalierbare Plattform, ohne Vendor-Lock-in. Zudem sorgt die automatische und rechtssichere Archivierung für ein hohes Compliance-Niveau. Sowohl eDiscovery als auch Legal-Hold-Szenarien lassen sich mit der Plattform abdecken.
Modernes Informationsmanagement – wertvoll besonders in Krisenzeiten
Eine solche Datendrehscheibe ist in Zeiten wie der aktuellen Corona-Krise besonders wertvoll. Daten stehen unabhängig vom Arbeitsort jederzeit zur Verfügung. Die Prozesse sind automatisiert, und die verantwortlichen Personen und Stellvertreter sind hinterlegt. Fällt eine Person aus, kann eine andere Person die Aufgabe übernehmen und wird dabei von der Datendrehscheibe im Prozess unterstützt. Es ist keine interne Post erforderlich und keine interne Logistik. Auch der Posteingang (Papier) wird dank Informationsmanagement 4.0 digitalisiert und vollautomatisch klassifiziert; relevante Information wird extrahiert und automatisch den jeweiligen Geschäftsprozessen zugeführt. Somit lässt sich auch die Briefpost in solchen Zeiten speditiv und zielgerichtet den jeweiligen Personen und Prozessen zuführen und von ihnen verarbeiten.
Wo liegen die Risiken? Natürlich gibt es auch in einem solchen System Abhängigkeiten. Der Betrieb der Infrastruktur muss sichergestellt sein. Die öffentliche IT-Infrastruktur können wir nur bedingt beeinflussen. Sie erweist sich bisher aber als stabil. Eine Risikominimierung lässt sich durch eine Multi-Provider-Infrastruktur erreichen. Zudem ist der professionelle Betrieb in einem ISO-27001-zertifizierten Rechenzentrum zu empfehlen, weil sich ISO 27001 mit diesen Betriebsrisiken und auch den entsprechenden Maßnahmen zur Aufrechterhaltung des Betriebs auseinandersetzt. Professionell aufgesetzte Infrastrukturen laufen heutzutage zudem weitgehend autonom. Ein Betrieb in der Cloud kann dabei betriebliche Themen vereinfachen.
Eine weitere neuralgische Stelle ist die Digitalisierung des Posteingangs. Aber auch dieses Risiko lässt sich managen, indem an verschiedenen Standorten gescannt wird (unterschiedliche Büroräumlichkeiten oder sogar unterschiedliche Orte) und entsprechendes Reservepersonal mobilisiert werden kann. Dass man sich dabei auf einen neuralgischen Punkt konzentrieren muss und nicht auf die ganze Organisation, erleichtert entsprechende Maßnahmen.
Peter Angehrn ist Chief Technology Officer bei der DTI Schweiz AG.
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