Mit CSP-Lösungen gegen Datensilos
Industrie 4.0 erfordert Informationsmanagement 4.0
Eine Content Services Platform (CSP) kann Datensilos aufbrechen und die darin gebunkerten Daten allen Personen und Prozessen im Unternehmen zur Verfügung stellen. Dies bewährt sich gerade jetzt, in der Coronavirus-Krise, die Millionen Beschäftigte ins Homeoffice zwingt.
Trotz des zunehmenden Einsatzes digitaler Techniken sind ineffiziente Prozesse einer der größten Zeitkiller im Büro. Ein wesentlicher Grund für den großen Suchaufwand im Büroalltag liegt schon lange nicht mehr zwischen ineffizient organisierten Aktendeckeln, sondern in elektronischen Archiven, die keiner überblickt. Niemand ordnet sie und macht das darin verfügbare Wissen und die Informationen zugänglich. Mit einer CSP gehört dieses Problem der Vergangenheit an. Eine CSP bildet die Grundlage des Informationsmanagement 4.0 – und das erweist sich in Zeiten wie der aktuellen Corona-Krise als besonders wertvoll. Doch welche Vorteile hat nun eine CSP auf Basis Cloud-nativer Techniken?
Bisherige Dokumenten-Management-Systeme (DMS) oder auch Enterprise-Content-Management-Systeme (ECM) arbeiten dokumentenzentriert. Sie ordnen Dokumente ihrem Vorgang zu; einer darüber hinaus gehenden Nutzung stehen die Dokumente aber nicht automatisch zur Verfügung. Die Systeme sind im Unternehmen auch generisch soweit gewachsen, dass sie unflexibel sind und das Unternehmen kaum noch die Möglichkeit hat, sich davon zu befreien. Zu viele proprietäre Integrationen führen dann zu Umsystemen. Gerade Legacy-Archivsysteme stellen dabei eine Extremform dar. Größere Systeme sind zwar in der Lage, Milliarden von Dokumenten und Objekten zu archivieren und verwalten. Der Zugriff auf diese Daten ist aber oft äußerst rudimentär, und die Auffindbarkeit von Dokumenten gestaltet sich ohne den eindeutigen Primärschlüssel als schwierig.
Statt Dokumenten stehen die Nutzer im Zentrum einer CSP
Informationsmanagement 4.0 macht damit Schluss. Es beruht auf einer CSP, die weit über die Möglichkeiten eines DMS hinausgeht. Eine CSP integriert Multi-Terabyte-große Datenmengen und komplexe Anwendungslandschaften in einer eindeutigen und allgemeingültigen Datendrehscheibe („Single Source of Truth“). Sie bindet umliegende Datensilos und papiergebundene Prozesse ein und ermöglicht damit neue Anwendungen. Letztlich vereinfacht sie komplexe Anwendungslandschaften und gestattet mobiles und agiles Arbeiten sowie Kollaboration mit allen Stakeholdern auf einer sicheren Datengrundlage.
Durch eine CSP lassen sich teure Legacy-Archivsysteme ersetzen, was folgende Vorteile mit sich bringt: deutlich geringere Risiken, weniger Kosten für Lizenzen und Wartungsarbeiten sowie eine Integration neuer Prozesse. Zudem sorgt die automatische und rechtssichere Archivierung für ein hohes Compliance-Niveau. Denn Datenhaltung, Anwendungsentwicklung und Bereitstellung erfolgen auf einer skalierbaren, rechtssicheren Plattform. Diese integriert bestehende interne und externe Datenspeicher, ermöglicht über Schnittstellen den Zugriff auf Applikationen von über 400 Anbietern und bietet schnell erstellbare neue Services an. Sie sorgt für eine rasche Verfügbarkeit interner und externer Dokumente sowie von Informationen in allen Endgeräten und in Echtzeit.
Der Grund: Der Fokus einer CSP ist ein völlig anderer als der eines DMS oder ECM. Nicht die Dokumente, sondern die Nutzer stehen im Zentrum der Lösung. Eine CSP ist davon bestimmt, wie Einzelpersonen und Teams Inhalte – intern und extern – erstellen, verbreiten und verwenden und wie sie ein effektiver Workflow dabei unterstützt: Wie arbeiten die Nutzer mit den Inhalten, wie teilen sie diese und wie lassen sich solche Informationen in vorhandenen und neuen Geschäftsprozessen nutzen, um daraus in wenigen Sekunden neue Erkenntnisse zu gewinnen?
Standards und State-of-the-art-Techniken verhindern Vendor-Lock-in
Eine skalierbare und sofort einsetzbare CSP ist zum Beispiel „Yuuvis“ des Berliner Unternehmens Optimal Systems. Der Datenmanagement- und -analysespezialist DTI Schweiz AG setzt manche seiner Projekte auf Yuuvis auf, je nach Anwendung. Als Datendrehschreibe und Archiv auf Browser-Basis ermöglicht Yuuvis einen nutzerfreundlichen und intuitiven Zugang zu relevanten Informationen und Prozessen beliebiger Endgeräte. Die CSP kombiniert zwei Methoden, den suchgetriebenen Ansatz und den Zugang über Ablagestrukturen, die den Datenzugang besonders effizient gestalten und damit dem Benutzer ein attraktives Arbeitsmittel bereitstellen, wie er es auch von heutigen Internet-Anwendungen her gewohnt ist. Außerdem wird die Ablage- beziehungsweise Aktenstruktur nicht wie in klassischen DMS-Systemen unveränderlich, sondern dynamisch gebildet. Dies bedeutet, dass die Ablagestruktur für verschiedene Anwendungsfälle auf denselben Daten unterschiedlich abgebildet werden kann.
Durch den konsequenten Einsatz von Standards und State-of-the-art-Techniken sowie offener, Cloud-nativer Architektur (Microservices, Kubernetes, Angular) lassen sich auch individuelle Anforderungen und neue Anwendungen mit der Plattform abdecken. Und der häufig eintretende Vendor-Lock-in (Abhängigkeit vom Hersteller) infolge proprietärer Techniken oder - wegen gewachsener Anforderungen - evolutionären Flickwerks wird verhindert. Die einfache Skalierbarkeit der Plattform bleibt ebenfalls erhalten. Dies wiederum eröffnet die Chance, die Plattform in kleinerem Rahmen einzuführen und zusammen mit den neuen Anforderungen wachsen zu lassen, ohne sich Sorgen um die Skalierung machen zu müssen oder gleich mit dem ganz großen Archivprojekt zu starten.
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- Über die DTI Schweiz AG
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