Projektmanagement
Entwicklungen erfolgreich gestalten
Fortsetzung des Artikels von Teil 1
Woran Projekte scheitern
Des Weiteren wurde gefragt, ob die teilnehmenden Unternehmen eine Projektmanagement-Software nutzen.
Dies ist insofern interessant, da manche Projektmanagement-Tools nicht den nötigen Funktionsumfang bieten, um Projektmanagement ausreichend detailliert und individualisiert durchführen zu können.
So nutzen 52% der Befragten »Microsoft Project«, weitere 6% »Microsoft Project Server«. Der Rest, also die große Mehrheit von 71%, gaben »sonstiges« an; dabei handelte es sich meist um »MS Office«-Produkte wie zum Beispiel »Excel«. Diese werden oft genutzt, um die Funktionen von MS Project zu erweitern.
Woran Projekte scheitern
Was sind die häufigsten Gründe für das Scheitern von Projekten im Bereich Medizintechnik?
Diese Frage sollte aufzeigen, welche Punkte bei der Einführung von neuem Projektmanagement besonders zu berücksichtigen sind.
Bild 1 zeigt ganz klar, dass Änderungen im Projekt die Hauptursache für das Scheitern ist. Eine weitere Frage war, wie entscheidend gewisse Herausforderungen für die Unternehmen sind.
Bild 2 dokumentiert, dass die Befragten die Einführung der neuen Medizinprodukte-Verordnung, entgegen der anfänglichen Erwartung, lediglich mit mittlerer Priorität bewerteten.
Dies liegt unter Umständen daran, dass weder die finale Version der MDR noch ein offizielles Einführungsdatum bekannt sind und sich daher vor allem kleinere Unternehmen noch nicht intensiv damit auseinander gesetzt haben.
Handlungsempfehlungen
Zur Verbesserung des Projektmanagements in der Medizintechnik empfiehlt Invensity folgende Handlungsfelder:
- Definition eines organisations- oder branchenweiten Projektmanagement-Standards
Produktentwicklungsprojekte sind für ein Unternehmen nur dann plan- und steuerbar, wenn es alle Projekte nach einem gleichen und einheitlichen Standard durchführt. Einen Projektmanagement-Standard in einem Unternehmen einzuführen bedeutet, sich einer einheitlichen Sprache zu bedienen, um damit die unternehmensinterne Kommunikation zu sichern. Durch eine einheitliche Sprache lassen sich Herausforderungen präziser adressieren und somit die Effektivität in der Projektarbeit steigern. Oft wird fälschlicherweise angenommen, dass das Projektmanagement in einem Unternehmen erfolgreich sei, wenn es die wichtigsten Projekte erfolgreich durchführt. Dies ist jedoch ein Trugschluss, denn man kann nur von erfolgreichem Projektmanagement sprechen, wenn alle Projekte kontinuierlich erfolgreich abgeschlossen werden. Um dies gewährleisten zu können, muss ein Projektmanagement-Standard im Unternehmen eingeführt werden – denn umso größer und komplexer Projekte werden, desto wichtiger werden auch qualifiziertes Projektmanagement und gut ausgebildete Projektleiter.
Beschleunigt wird dieses Wachstum von Projektumfang und -komplexität durch neue externe Anforderungen wie die neue Medizinprodukteverordnung. Dieser Entwicklung sollten sich insbesondere die KMUs nicht verschließen, denn Maßnahmen zur Professionalisierung des Projektmanagement können für das Unternehmen überlebenswichtig sein.
Bild 1 zeigt ganz klar, dass Änderungen im Projekt die Hauptursache für das Scheitern ist. Eine weitere Frage war, wie entscheidend gewisse Herausforderungen für die Unternehmen sind.
Bild 2 dokumentiert, dass die Befragten die Einführung der neuen Medizinprodukte-Verordnung, entgegen der anfänglichen Erwartung, lediglich mit mittlerer Priorität bewerteten.
- Abbildung des Projektmanagements in einer durchgängigen Toolkette
Eine durchgängige Werkzeugkette verringert den Aufwand und schafft Transparenz. Die Mehrzahl der untersuchten Medizintechnik-Unternehmen arbeitet mit einer Kombination aus MS Project und mindestens einem weiteren Office-Produkt (meist Excel). Jeder Toolbruch erzeugt dabei Mehraufwand durch mehrere Speicherorte, die ähnliche oder verwandte Daten enthalten. Die Auswahl der Werkzeuge ist an der Projektgröße auszurichten. Handelt es sich um ein kleines Projekt, kann das Projektteam auch mit einer verknüpften Excel-Lösung alle wesentlichen Bereiche des Projektmanagements abbilden. Hingegen erfordert ein Projekt mit großem Umfang deutlich mehr Funktionen wie eine umfangreiche Ressourcenplanung, Critical-Chain-Funktionen oder automatische Reportgenerierung. An diesen Stellen ist eine spezialisierte Software wie MS Project, »Primavera« oder auch »Planta PPMS« viel effizienter einzusetzen.
- Einführung oder Optimierung des Änderungsmanagementprozesses
Änderungen gehören zu jeder Entwicklung, das Entscheidende ist eine gute Analyse der Auswirkungen auf Zeit, Qualität und Kosten. Der Hauptgrund für das Scheitern von Projekten liegt in einer mangelhaften Ausgestaltung des Änderungsmanagements. Änderungsmanagement ist von enormer Bedeutung, denn der Leistungsumfang eines Projektes unterliegt kontinuierlichen Veränderungen, da sich die Interessen und Anforderungen von Stakeholdern während eines Projektes kontinuierlich ändern. Um diese Änderungswünsche und neue Prioritäten bereits von Anfang an berücksichtigen zu können, ist es wesentlich, dass die Änderungen strukturiert bearbeitet und vor allem auch kommuniziert werden. Andernfalls führt dies zu einer hohen Intransparenz, und bestimmte Aufgaben könnten mehrfach bearbeitet werden.
Aus diesem Grund empfiehlt es sich, ein professionelles Änderungsmanagement in die Projektmanagement-Kultur des Unternehmens zu implementieren. Hierbei kann man sich auch an den Empfehlungen der großen Projektmanagement-Organisationen orientieren, ergänzt um Vorgaben von CMMI (Capability Maturity Model Integration) oder SPICE (Software Process Improvement and Capability Determination) für Systeme mit Software.
Über die Autoren:
Matthias Welge ist Senior Consultant bei Invensity und leitet das Center of Excellence Project Management und Dr. Juliane Kläs ist Consultant bei Invensity und leitet die Arbeitsgruppe Medizintechnik, die sich unter anderem auf Prozessoptimierung dieser Branche spezialisiert hat. Zudem ist sie Mitglied des Center of Excellence Project Management.
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- Woran Projekte scheitern
