Zeitgewinn und bessere Ergebnisse
Gepflegte Sitzungskultur
Fortsetzung des Artikels von Teil 1
Der Moderator ist gefragt
Ein guter Moderator ist bestrebt, die Sitzung kurzweilig und informativ zu gestalten, im besten Fall mit einer nicht übertriebenen persönlichen Note gewürzt. Dabei vergisst er nicht, den ordnenden Rahmen vorzugeben und bei Nichteinhaltung die Sitzungskultur in die angestrebte Richtung zurückzulenken. Er baut dazu bereits vor dem formellen Sitzungsbeginn in einer Begrüßung den Draht zu den Teilnehmern auf und sucht nach Möglichkeit die persönliche Ansprache, z.B. „Herr X ist heute für uns weit angereist“, „Frau Y dürfen wir erstmals in unserem Kreis begrüßen“ usw. Das schafft Vertrauen und Nähe, lockert die Atmosphäre auf und lässt die Arbeitssitzung auf diese Weise „menscheln“ – jedoch nur, wenn es sich nicht nur um leere Phrasen handelt.
Zum formellen Sitzungsstart informiert der Leiter über entschuldigte oder später hinzustoßende Teilnehmer, erläutert Hauptziele und den groben Fahrplan der Sitzung. Wenn nötig, verteilt er Aufgaben, wie beispielsweise die Protokollführung. Vor dem Übergehen zur Agenda denkt der Moderator daran, die Anwesenden an Arbeits- und Umgangsregeln zu erinnern, die den reibungslosen und ergebnisorientierten Ablauf der Sitzung gewährleisten.
Auch wenn der Teilnehmerkreis in medias res geht, die Themen und Besprechungspunkte abzuarbeiten, ist der Sitzungsleiter gefragt. Er steuert neben dem Zeitmanagement ebenso die Kommunikation. Indem er Wort erteilt, Fragen stellt, resümierend zusammenfasst, gegebenenfalls visualisiert und die Klarheit von Entscheidungen nachvollzieht sowie notwendige Zwischenpausen anordnet, verleiht er der Veranstaltung einen sowohl disziplinierten als auch arbeitsfreundlichen Rahmen.
Kommunikationsregeln
Sitzungskultur lebt in hohem Maß von der Gesprächskultur und der Kommunikation der Teilnehmer. Abschweifende Debatten und hitzige Diskussionen über technische Details verlängern Sitzungen unnötig, verhärten die Fronten und führen zu schlechten oder gar keinen Ergebnissen. Umgekehrt äußert mancher Fachmann Bedenken erst gar nicht, weil er denkt, dass er vom Kunden – intern oder extern – sowieso nicht verstanden wird. Gute Ergebnisse in einer Besprechungsrunde bedingen daher eine ordentliche sowie wertschätzende Kommunikation. Wenige, einprägsame Kommunikationsregeln verbessern die Sitzungskultur ungemein:
- Meinungsbekundungen knapp, aber klar und deutlich begründen
- Fragen an andere stets begründen, z.B. „Ich frage, weil…/Ich frage wegen…“
- Einwände oder Meinungen personalisieren – „ich“ statt „man“.
- Vor dem Widersprechen die Aussagen des anderen wiederholen, um die Verständlichkeit des eigenen Einwands deutlicher zu machen.
- Anderen nicht ins Wort fallen, einander aussprechen lassen.
Die Technik des Nachfragens
Schnell können sich kontroverse Diskussionen zu technischen Sachverhalten auch zwischen Fachleuten emotional aufladen. Die Stimmung wird negativ, die Sachebene verlassen, Kommunikationsregeln über Bord geworfen, die Sitzungskultur droht zu kippen. Um der Gesprächssituation die Brisanz zu nehmen, bietet sich in dieser Situation die Technik des Nachfragens an. Indem wir nachfragen, symbolisieren wir unserem Gegenüber, ihm zugehört zu haben, seine Einwände und Äußerungen ernst zu nehmen und zu überdenken. Wir eröffnen uns selbst durch das gezielte Nachfragen die Möglichkeit, den Inhalt einer Aussage differenzierter wahrnehmen und so verstehen zu können. Wir erhalten zusätzliche oder detailliertere Informationen, die uns erlauben, situationsgerecht zu agieren oder zu reagieren. Darüber hinaus gewinnen wir Zeit, unsere Gedanken zu ordnen und unsere Reaktion auf die Äußerung zu überlegen, ohne dabei selbst emotional zu werden. Im Gegenzug fordert Nachfragen auch unser Gegenüber dazu auf, seine Äußerungen nochmals zu überdenken, zu präzisieren und zu konkretisieren. Das führt den Gesprächspartner zurück in eine sachliche, argumentative Ebene.
Der Autor:
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| Stefan Häseli |
|---|
| regt als ehemaliger Kabarettist und Infotainer dazu an, wirkungsvolle Kommunikation mit Spaß zu erleben. Als Coach und Trainer für Führungs-, Verkaufs- und Kommunikationsthemen begleitet er seit vielen Jahren Führungskräfte in größeren Organisationseinheiten. Durch seine Erfahrungen im Management und eine Theaterausbildung verknüpft er beide Bereiche wirkungsvoll. |
www.stefanhaeseli.ch
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