Elektronikfertigung
Projektmanagement mit System
Fortsetzung des Artikels von Teil 1
Passt die Projektmanagement-Software zur Unternehmensstruktur?
Daptiv PPM wurde beim Leiterplattenhersteller in einer Testphase intensiv evaluiert. Von Anbietern klassischer On-Premise-Lösungen hört man oft, dass sich On-Demand-Lösungen nicht so gut an individuelle Anforderungen anpassen lassen. Deshalb schaute der Leiterplattenproduzent genau hin. Würde die On-Demand-Lösung bieten, was Schweizer Electronic braucht? Eignet sich Daptiv PPM für einen Elektronikhersteller?
Im Fokus standen dort an erster Stelle die Funktionen, die dem Projektmanager einen Überblick über Verlauf und Status einzelner Projekte bieten. Die On-Demand-Software zeigt sich hier vielseitig. Den Teammitgliedern können ihre Aufgaben auf unterschiedlichste Weise angezeigt werden, zum Beispiel auf thematischen Dashboards, als grobe Übersicht, als Listenansicht oder als Gantt. Das interaktive Gantt-Diagramm in Daptiv PPM bietet eine grafische Übersicht über die einzelnen Aufgaben jedes Projektplans. Projektmanager können alle Projektaufgaben und Meilensteine mit einfachen Drag&Drop-Funktionen anzeigen, erstellen und verwalten. Rollen, Ansichten, Felder, Konsolen, Registerkarten, Anwendungen und Arbeitsabläufe können und sollten individuell konfiguriert werden. Dass sich die flexible und skalierbare Projektmanagement-Software sehr gut für die Vielzahl und Vielfalt der im Unternehmen anfallenden Projekte anpassen lassen würde, war schnell klar. Doch der Auslöser für die Suche nach einer Software-Lösung war das Portfoliomanagement gewesen. Beim Leiterplattenhersteller sah man sich daher sehr genau an, wie in Daptiv PPM Portfolios von Projekten erstellt und verwaltet, Projektanfragen analysiert, Risiken und Chancen erkannt werden und wie man Anfragen schnell genehmigt, ablehnt, bearbeitet, löscht oder reaktiviert.
Projekte priorisieren
Der PCB-Produzent kam schnell zu der Feststellung, dass der Prozess für das Einstellen, Kategorisieren und Bewerten von Projektanträgen in Daptiv PPM sehr gut gelöst ist. Insbesondere für die Budgetverteilung und die Priorisierung von Projekten ist es hilfreich, dass die Software die Zusammenstellung der nötigen Ressourcen und die Vorhersage von Projektdauer und -kosten vereinfacht und automatisiert. Dadurch steht früh ein aussagefähiges Planungsbild zur Verfügung; das Ressourcenmanagement bleibt flexibel und passt sich dem Fortschritt der Projekte an. Anhand von Was-wäre-wenn-Auswertungen kann die PMO-Leitung die neuen Projektanfragen mit laufenden Projekten, Kapazitäten und voraussichtlichen Kosten und Erträgen vergleichen. Die Kapazität der Ressourcen wird im Portfoliomanagament über Vollzeitäquivalente (FTEs) dargestellt, hinter denen die tatsächlichen Verfügbarkeiten der nach verschiedenen Profilen zusammengefassten Mitarbeiter stehen. Sehr komfortabel können hier sowohl für beantragte wie für genehmigte Projekte Prioritäten bestimmt und die Ressourcenvergabe ausbalanciert werden. Von der strategischen Planung, wo die Gesamtkapazitäten zeitlich gestaffelt auf Projekte aufgeteilt werden, geht es nahtlos in die konkrete Resourcenplanung auf Projektebene über. Dabei wird auch die Beteiligung von Mitarbeitern an mehreren Projekten berücksichtigt.
Konfiguration mit Unterstützung
Nach wenigen Wochen war die Entscheidung für die Software gefallen. Um deren Möglichkeiten für die eigenen Belange optimal nutzen zu können, startete der Leiterplattenproduzent mit einem 5-Tage-Coaching und einem Implementierungs-Workshop durch den Daptiv-PPM-Partner Contec-X. Die Projektmanagement-Spezialisten aus München begleiteten sämtliche Anpassungen und schlugen Lösungen für besondere Anforderungen vor. So wurde den Teammanagern eine eigene Sicht auf die Projekte eingerichtet. Sie sind zwar nicht Teil der Projekte, aber durch ihre Personalverantwortung Teil des Ressourcenmanagements und sie benötigen einen projektunabhängigen Überblick über die kommenden Einsätze ihrer Teammitglieder.
Erfolgreiche Einführung
„Mit Daptiv PPM haben wir ein optimales Maß an Transparenz und Effizienz in unserem Projektmanagement erreicht“, sagt Adrián Ramírez de Anda, Leiter PMO beim Leiterplattenhersteller (Bild 2).
Derzeit arbeiten 90 Mitarbeiter am Standort Schramberg im Schwarzwald als Standardnutzer mit Daptiv PPM. Zusätzliche 40 Mitarbeiter erfassen im System Zeiten, die sie für Projekte aufgebracht haben. Während also Mitarbeiter, die nur zum Teil in ein Projekt eingebunden werden, lediglich ihre Arbeitszeiten protokollieren, dokumentieren die übrigen Anwender auch Arbeitsergebnisse. Daptiv wird intensiv genutzt, um Projektanträge im System zu erfassen, Freigabe-Workflows mit Kapazitäts- und Ressourcenplanung zu unterstützen, das operative Einzelprojektmanagement zu stemmen oder bei Auswertungen und Controlling zu unterstützen. Wie Herr Ramírez de Anda betont, ist das Projektgeschäft dank einer einheitlichen Systematik nun insgesamt transparent und die übergreifende Prioritätensetzung erhöht die Effektivität vor allem in den zentralen Projekten mit strategischer Bedeutung.
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