'Smart Cabinet' ist ein Metallschrank für bis zu 150 Werkzeuge. Gedacht ist er für Tools, die Mechaniker selbstständig entnehmen und wieder zurückbringen. Sein Kern ist ein RFID-Ultrahochfrequenz-Reader mit 860 bis 960 MHz von Feig Electronic, dessen Aufgabe es ist, den Ein- und Abgang der Werkzeuge zu protokollieren. Eine zweite Lese-Einheit – ein 'Multi Tag Proximity Reader', ebenfalls von Feig – dient zur Identifikation der Mitarbeiter, die zu diesem Zweck eine entsprechende Plakette mit RFID-Tag (Badge) bei sich tragen. Die eingesetzte Proximity-Reader-Technik mit 13,56 MHz wird auch in Ticketing-, Zeiterfassungs- und Zutritts-Kontrollsystemen genutzt und ist dank ihrer robusten Ausführung und hoher Temperaturtoleranz selbst unter rauen Bedingungen außerhalb geschützter Fabrikhallen nutzbar.
Der Werkzeugschrank lässt sich wahlweise via Ethernet oder per Wireless LAN an ein Backend-System anschließen, auf dem die NexCap-Managementsoftware läuft. Sobald ein Mechaniker sein RFID-Badge vor den Schrank hält, liest der Proximity Reader die ID. Nun verifiziert die Software die Mitarbeiter-Identität und öffnet die Verriegelung. Hat der Mechaniker die benötigten Werkzeuge entnommen und schließt die Tür wieder, erfasst der UHF-Reader die IDs aller entnommenen Tools und gibt sie an die Software weiter. Über eine Schnittstelle lässt sich die Nexess-Plattform zudem an das ERP-System andocken. Auf diese Weise lassen sich für jedes Werkzeug beispielsweise Check-up- oder Wartungsaufträge anhand der tatsächlichen Nutzungszyklen automatisch auslösen.
Bei größerem Werkzeugbestand mit vielen hundert oder gar tausenden Tools favorisieren die meisten Unternehmen ein Werkzeuglager mit einem Counter-Mitarbeiter. Hierfür gibt es den 'Smart Counter' – eine Kombination aus Touchscreen, integrierter Waage und HF-Reader: Ein Mechaniker, der bestimmte Werkzeuge entleihen will, hält sein RFID-Badge an den Reader und wird so vom System identifiziert. Der Counter-Mitarbeiter wiederum erfasst die gewünschten Tools beim Aushändigen mit dem Reader und verbucht somit den Vorgang im System. Per Gewichtskontrolle wird gleichzeitig die Vollständigkeit des jeweiligen Werkzeugs überprüft; das Gleiche geschieht bei der Rückgabe. Somit ist ausgeschlossen, dass Werkzeuge versehentlich ohne Akku oder einen zugehörigen Aufsatz wieder eingelagert werden. Die Counter-Lösung steht auch als Selbstbedienungsterminal zur Verfügung, bei dem die Gewichtssensoren direkt in die Regale eingebaut sind. Die Vollständigkeitskontrolle erfolgt hier unmittelbar im Lager bei der Entnahme beziehungsweise beim Zurücklegen.
Verlegte Werkzeuge lassen sich mittels der mobilen PDA-Lösung suchen und auffinden. Zugleich lässt sich auf diese Weise sicherstellen, dass nach einer Wartung keine Werkzeuge in sensiblen Bereichen – etwa in unmittelbarer Reaktor-Nähe oder im Innern eines Flugzeugs – vergessen wurden.