Qualifikationsmatrix für einen schnellen Überblick
Darüber hinaus lassen die einzelnen Prozesselemente mit den dazugehörigen Dokumenten verknüpfen. »Früher waren die Verfahrensanweisungen bei uns eigenständige Dokumente. Mit ConSense GxP haben wir nun die Möglichkeit, diese mit den im System abgebildeten Prozessen zu verknüpfen«, so Campen weiter. Damit haben die Mitarbeiter direkt Zugriff auf die dazugehörigen Informationen. Das spart Zeit und Papier.
Schon heute arbeitet das Unternehmen in vielen Bereichen papierlos, zum Beispiel bei Schulungsnachweisen. Über die Qualifizierungen der Mitarbeiter werden genaue Nachweise geführt, die unter anderem für die ISO 13485-Zertifizierung belegt werden müssen. »Die Qualifizierungsnachweise gelten nicht nur, aber ganz besonders für unsere Mitarbeiter in der Produktion, die in genau festgelegten Prozessen Tracheostomiekanülen und Co. fertigen«, sagt Adeline Renier, Qualitätsmanagements- und Sicherheitsbeauftragte bei Tracoe. Hier habe sich die Software-Unterstützung schnell bewährt und erleichtere den Arbeitsalltag durch elektronische Nachweise erheblich.
Bis zur Einführung von ConSense GxP wurden die Qualifizierungen mithilfe von Excel-Listen erfasst. »Dabei konnten sich schnell einmal manuelle Übertragungsfehler einschleichen«, sagt Campen. Mit Einführung des neuen Systems wurde eine Qualifikationsmatrix eingerichtet, die nun alle Kenntnisse und Fähigkeiten der Mitarbeiter erfasst. Renier ergänzt: »Damit können wir nun jederzeit schnell und einfach den tatsächlichen Qualifikationsstand der Mitarbeiter mit den erforderlichen Qualifikationen abgleichen.«
Zukünftige Projekte bereits geplant
Zukünftig will das Unternehmen auch seinen Schulungsbedarf mit elektronischer Hilfe managen. Das entsprechende Modul wurde bereits validiert und soll in Kürze zum Einsatz kommen. Davon versprechen sich die Verantwortlichen eine einfachere Organisation der erforderlichen Schulungen – von der Terminplanung über Genehmigungsabläufe, der Erfassung und Bereitstellung von Schulungsunterlagen oder Zertifikaten, dem automatischen Zertifikatsausdruck oder der Auswertung von Teilnehmerfeedback bis hin zur Wirksamkeitsbewertung durch Vorgesetzte.
»Validierung ist kein Hexenwerk«, sagt Campen abschließend.Habe man erst seine eigene Validierungssystematik gefunden und erfolgreich umgesetzt, so ließe sich diese auch für zukünftige Projekte anwenden. Wichtig ist für ihn, die besten Mitarbeiter aus den verschiedenen Fachbereichen von Anfang an mit einzubeziehen und genügend Kapazitäten in den jeweiligen Abteilungen zu schaffen.
