Grundsätzlich beschreibt eine Spezifikation Eingabewerte, nämlich die notwendigen Informationen für den Dienstleister, um das Projekt zu verstehen. Weiterhin steht in einer Spezifikation, wie denn die Ausgabewerte sind. Damit ist gemeint, was der Verfasser bzw. Kunde als Ergebnis erwartet und in welchem Format das Ergebnis vorgelegt werden soll. Wie hat so eine Spezifikation auszusehen? »In letzter Konsequenz ist es jedem Autor einer Spezifikation selbst überlassen, welche Punkte er in die Spezifikation inkludiert. Wichtig ist aber, dass das jeweilige Projekt so vollständig wie möglich beschrieben wird«, unterstreicht Fiedler. Für die Fertigung von elektronischen Baugruppen unterscheidet straschu zwischen Abwicklungsbestandteilen und technischen Bestandteilen einer Spezifikation.
Abwicklungsbestandteile sind zum Beispiel die Firma, der Projektname, der Projektverantwortliche als Ansprechpartner, eine eindeutige Revisionskennzeichnung der Spezifikation und die Stückzahlen der Prototypen sowie der Serienfertigung. Ferner beinhalten die Abwicklungsbestandteile den Terminplan und eine Anleitung wie Reviews auszusehen haben. Reviews sind immer dann wichtig, wenn Meilensteine im Projekt erreicht werden. Dabei ist laut Fiedler zu beachten, dass Reviews zum Teil nicht in einem Tag erledigt werden können, weil verschiedene Abteilungen im Hause des Auftraggebers beteiligt sind. »Das muss im Terminplan entsprechend eingeplant sein!«. Genau beschreiben sollte der Auftraggeber auch, wie die Dokumentation aussehen muss: »Gerade hier sollte genau zu finden sein, was zum Dokumentationsumfang gehört. Eine Dokumentation ist zeit- und kostenaufwändig und damit einer der wesentlichen Punkte der Abwicklungsbestandteile einer Spezifikation«, so Fiedler.
Besondere Fallstricke lauern zum Beispiel dann, wenn es um Normen geht, die ebenfalls in der Spezifikation festgeschrieben werden müssen: »Hier ist mit Sorgfalt vorzugehen. Es reicht nicht, eine möglichst lange Liste mit Normen zusammenzustellen. Das wird bei der Umsetzung in der Regel teuer und kostet Zeit«, sagt Fiedler. »Insbesondere dann, wenn nur Teilbereiche von Normen oder auch Normen in Kombination gelten sollen, muss der Auftraggeber sorgfältig formulieren, was gelten soll. Zeitverzögerungen entstehen immer dann, wenn angezogene Normen sich gegenseitig widersprechen oder nicht in der gültigen Form berücksichtigt werden.« Weitere wichtige Punkte sind die Lebensdauer des Produktes und die Projektsprache. Letzteres ist vor allem dann wichtig, wenn eine Baugruppe im Ausland produziert werden soll oder die beteiligten Partner nicht auf Deutsch miteinander kommunizieren.
Soweit die Abwicklung. Noch umfangreicher wird die Spezifikation, wenn es um die technischen Bestandteile geht: Erst einmal ist eine globale Systembeschreibung erforderlich. Damit ist eine Übersicht über die Gerätefunktion gemeint, die sich bis ins Detail der Baugruppen herunter-brechen lässt. Die Liste der technischen Bestandteile ist lang und beinhaltet unter anderem die Betriebsspannung, Ein- / Ausgabeparameter, das Businterface als Hardwareschnittstelle sowie das Kommunikationsprotokoll des Businterface, Mechanik, Leiterplattengröße, Höhenbeschränkungen, Placementvorgaben, Komponentenvorgaben, eine Softwarebeschreibung sowie ein Funktionsdiagramm, Testability und Prüfanweisung: Wenn zu Beginn einer Entwicklung schon bekannt ist, ob und wie getestet werden soll, kann der Entwickler die Randbedingungen - z. B. Prüfpunkte, Teststecker,... für den Test einhalten. Inkludiert sind außerdem die Umweltbedingungen für den Betrieb der Baugruppe, die Beschichtung bzw. Versiegelung, Baugruppenkennzeichnung und deren Syntax, Aufkleber sowie die Toolvorgaben. Gemeint sind hier Wünsche für Softwarecompiler, Layoutsysteme, CAD Systeme und Programmierwerkzeuge. Mit einer ausführlichen Spezifikation ist zwar noch nicht alles gewonnen, aber sie ist zumindest ein wichtiger Grundstein, um ein Produkt schneller zu entwickeln.