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Zeit ist Geld

So geht digitales Vertragsmanagement

16. November 2020, 13:36 Uhr   |  Rene Becker

So geht digitales Vertragsmanagement
© Bild: Sergey Nivens | Shutterstock.com

Digital – ein Begriff, den wir uns aus dem heutigen Alltag nicht mehr wegdenken können. Die aktuelle Covid-19-Krise hat diese Entwicklung enorm beschleunigt und weiter in den Fokus der Öffentlichkeit gerückt, doch der Stein des Anstoßes war schon lange vorher da.

Besonders im Berufsleben ist das Thema angekommen: Wo Menschen in Büros schon seit Jahren täglich an Computern arbeiten, stellen sich Entscheider immer häufiger die Frage, welche Prozesse überhaupt noch analog stattfinden müssen. Ein Wandel ist im Gange und er beginnt, wie jede Veränderung, in unseren Köpfen.

Während viele Unternehmen in Deutschland noch abwägen, auch die letzten analogen Prozesse zu digitalisieren, sind Volkswirtschaften wie England oder die USA schon ein Stück weiter: Hier wundert sich niemand, wenn ein Klient seinen Mietvertrag digital unterzeichnet oder wenn Bankkonten direkt über das Smartphone eröffnet werden.

Auch in Deutschland werden diese Situationen in absehbarer Zeit gang und gäbe sein – die internationale Zusammenarbeit wird mehr und mehr auf Digital getrimmt, was dazu führt, dass die Wirtschaft sich anpassen wird, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Denn sicher ist: In Bezug auf Reichweite, Geschwindigkeit und Kosten können die meisten analogen Prozesse im Büroalltag heute schon nicht mehr mit ihren digitalen Pendants mithalten.

Ein Vertrag, der zur Unterschrift von Deutschland nach Brasilien muss, wird per Post tage-, wenn nicht wochenlang unterwegs sein. Mit Komplettlösungen für digitales Vertragsmanagement wie beispielsweise von DocuSign kann der gesamte Prozess in Minuten erledigt werden. Rechtsgültig und sicher: die Wahrscheinlichkeit, dass das Dokument verloren geht oder in die falschen Hände gerät, geht gegen Null. Auf diese Weise kann dann jeder einzelne Schritt im Zyklus eines Vertrages digital gemanaged werden – von der Erstellung, über den Versand, die Signatur, die Ausführung sowie die Archivierung, Anpassung oder Verlängerung.

Digitale Prozesse immer zu hundert Prozent nachvollziehbar

Eine elektronische Signatur mit DocuSign ist rechtssicher.
© Bild: DocuSign

Eine elektronische Signatur mit DocuSign ist rechtssicher.

Von solchen Vorteilen profitieren nicht nur große Unternehmen und Global Player. Gerade in Deutschland macht der Mittelstand den Großteil der Wirtschaftskraft aus: Kleinere Betriebe und Start-ups spielen eine entscheidende Rolle, weshalb Digitalanbieter immer passgenauere Lösungen für sie anbieten. Zu beobachten ist, dass der Grad der Digitalisierung in erster Linie von der Branche abhängt – die Größe eines Unternehmens spielt dabei keine primäre Rolle. Zu den Kunden von DokuSign beispielsweise zählen Einzelunternehmer, die hochdigitalisiert sind, genau wie »Big Enterprises«, die in vielen Dingen noch traditioneller aufgestellt sind, als man vermuten würde.

DocuSign beschäftigt sich intensiv mit diesem Thema und entwickelt immer neue Konzepte, um den Kunden aus dem Mittelstand optimal unterstützen zu können. »Hier setzen wir vor allem auf flexible Modelle: Der Projektumfang und die Tiefe der Applikationen kann variabel an die Bedürfnisse sowie den technischen Background eines Kunden angepasst werden. Davon abhängig ist auch die Kostenstruktur – je mehr Tools genutzt und je mehr Dokumente bearbeitet werden, desto höher der Preis. Bedeutet im Umkehrschluss aber auch einen niedrigen Einstieg für kleinere Unternehmen, die mit einer geringen Datenmenge starten wollen«, sagt Daniela Becker, Area Vice President Major Accounts EMEA bei DocuSign. In der Regel beginnen SMB-Kunden dabei mit klassischen Anwendungen wie der E-Signatur und tasten sich mit der Zeit bis zu komplexeren KI-Applikationen vor. Insgesamt bietet DocuSign mehr als 350 Cloud-basierte Integrationen, um Verträge und Dokumente in Unternehmen zu managen. Die Implementierung dauert meist weniger als 24 Stunden, selbst bei komplexen Anwendungsfällen. Damit will DocuSign Unternehmen ermöglichen, zu wachsen und Ressourcen optimal einzusetzen. Ist der komplette, administrative Prozess digitalisiert, haben Mitarbeiter mehr Zeit für andere Aufgaben. So kann der Output eines einzelnen Mitarbeiters gesteigert werden, während er gleichzeitig entlastet wird. Hinzu kommt, dass digitale Prozesse immer zu hundert Prozent nachvollziehbar sind – die Zeit, die Mitarbeiter mit der Suche nach Prozessfehlern verbringen, sinkt also automatisch. Das System weiß immer genau, wer, wann, was an einem Dokument verändert hat. Geht es um Verträge und andere Dateien, die Freigaben oder Unterschriften bedürfen, schützt bei DocuSign das Postgeheimnis die Inhalte: DocuSign als Provider hat Einsicht in alle administrativen Schritte, nicht aber in konkrete inhaltliche Bestandteile. So bleiben Interna geschützt und ausschließlich für autorisierte Nutzer einsehbar.

Garantierter Datenschutz

Für die Rechtsgültigkeit der Unterschriften und Prozesse sorgt die europäische eIDAS-Verordnung. Sie garantiert die Gleichstellung elektronischer und handschriftlicher Unterschriften, auf die sich mittlerweile mehr als 500.000 DocuSign-Kunden weltweit verlassen. Darüber hinaus ist DocuSign einer der wenigen Anbieter, die die BCR (Biding Corporate Rules) der EU erfüllen – sie bilden einen verbindlichen Rahmen für den Umgang mit personenbezogenen Daten innerhalb der EU, der besonders in Hinblick auf die DSGVO von großer Bedeutung ist.

Weniger Arbeitsausfall dank Homeoffice

Für kleinere Unternehmen spielt die Ersetzbarkeit von Arbeitskräften bei Ausfällen oft eine kritischere Rolle, als für Marktriesen mit Hunderten von Angestellten. Gerade in schlanken Teams kommt es stark auf jeden einzelnen Mitarbeiter an. Fehlt eine Person, werden die restlichen Kollegen schnell überlastet, weil es häufig keine Überschussressourcen gibt.

Mithilfe digitaler Lösungen geschehen zwei Dinge: Erstens müssen Mitarbeiter:innen seltener ersetzt werden, weil sie alternativ auch problemlos von zuhause oder von unterwegs arbeiten können. Gerade in der aktuellen Krise unabdingbar geworden sind hierfür auch Video-Tools und Anwendungen für digitales Projektmanagement. Sie ermöglichen eine schnelle und permanente Kommunikation auch über große Entfernungen hinweg.

Fällt ein Mitarbeiter trotzdem komplett aus, können (zweitens) digitale Prozesse den verbliebenen Kollegen und Kolleginnen helfen, diese Person effizienter und mit weniger Aufwand zu ersetzen. Neben der Zeit ihrer Mitarbeiter:innen, können Unternehmen im Zuge der Digitalisierung aber auch in hohem Maße Kosten sparen. Wir erleben im Moment, wie immer mehr Start-ups und Tech-Unternehmen ihre Mitarbeiter langfristig – also auch nach der Covid19-Krise – ins Homeoffice schicken. Der Hauptgrund dafür ist, dass man während der Krise bemerkt hat, wie gut Remote Working funktioniert. In vielen Unternehmen gab es einen echten Aha-Effekt, was das angeht. Mitarbeiter sparen mit ihrem Arbeitsweg viel Zeit, was automatisch die Work-Life-Balance verbessert. Außerdem lassen sich private Termine wie Arztbesuche oder Elterngespräche in der Schule viel flexibler in den Tag einbauen. Wofür man sich früher gleich einen Tag freinehmen musste, kann man jetzt in der Mittagspause erledigen. Gleichzeitig sind die von vielen befürchteten IT-Probleme ausgeblieben, die Technik funktioniert in den meisten Unternehmen einwandfrei und ein Unterschied zwischen dem Arbeiten zuhause und im Büro ist kaum zu spüren.

Zeit ist Geld

Die Tatsache, dass nicht mehr alle Kollegen zu jeder Zeit im Büro sein müssen, führt dazu, dass Büroräume verkleinert werden können. Auch werden deutlich weniger Archiv- und Ablageräume gebraucht, wenn Dokumente zum Großteil digital verwaltet werden.

So lassen sich besonders in teuren Großstädten enorme Summen an Mietkosten einsparen. Doch damit ist es nicht getan: Werden wichtige Dokumente und Verträge digital bearbeitet und versendet, entfallen Portokosten, während durch den ge- ringeren Zeitaufwand Personalkosten gespart werden.

Jedes Meeting, das über ein digitales Tool abgehalten wird, ist ein Meeting, das weder Reisekosten noch Reisezeit verursacht. Der Mitarbeiter wird also nicht zusätzlich gestresst, weil er vor und nach einem Termin noch stundenlang unterwegs sein muss.

Selbstverständlich wird es auch in Zukunft immer persönliche Termine geben. Für die Bindung zwischen Unternehmen und Kunden ist das gerade in der Anfangsphase einer Zusammenarbeit oft unerlässlich. Allerdings sind wir bei DocuSign sicher, dass sich die Anzahl von Folgeterminen, die auf diese Weise abgehalten werden, weltweit drastisch verringern wird.

Staatliche Restriktionen zum Umweltschutz werden wichtige Kostenfaktoren

Digitalisierung zahlt auf das Thema Nachhaltigkeit ein. »Während wir als Unternehmen mit digitalen Meetings und elektronischen Unterschriften Kosten sparen, entlasten wir nämlich automatisch auch die Umwelt: CO2 für Reisewege und Transporte entsteht erst gar nicht, wenn wir all diese Dinge an unserem PC erledigen«, meint Daniela Becker. Dieser Punkt, der scheinbar so ganz nebenbei erfüllt wird, ist einer der bedeutendsten im Kosmos der Digitalisierung: CO2-Steuern und andere staatliche Restriktionen zum Umweltschutz werden in Zukunft wichtige Kostenfaktoren in Unternehmen sein, ob groß oder klein. Digitales Arbeiten ist der Schlüssel, um solchen Auflagen jetzt schon entgegenzukommen, Ausgaben zu verringern und Verantwortung gegenüber unserer Erde zu zeigen. »Mit DocuSign E-Signatur- und Vertragsmanagement-Lösungen haben Kunden es beispielsweise geschafft, seit 2003 mehr als 60.000 Bäume zu retten«, erzählt Daniela Becker.

»Es wird also deutlich, dass wir uns in einer Entwicklung befinden, für deren Sinnhaftigkeit es kaum Gegenargumente gibt: Digitalisierung macht Unternehmen flexibler, bietet langfristig ein hohes Sparpotenzial, erlaubt eine bessere Work-Life-Balance und schont unsere Umwelt. Gleichzeitig ist sie mit den heute vorherrschenden, hohen technischen Standards für beinahe jedes Unternehmen einfach umsetzbar. Selbst, wenn es sich um sehr komplexe Anwendungen wie KI-gesteuerte Analysen handelt. Einzelne Applikationen sind dabei so designed, dass jeder Mitarbeiter sie nach einer kurzen Einweisung verstehen und nutzen kann – egal, wie sein technischer Background aussieht.

Und genau hier sehen wir die Zukunft der Digitalisierung in Deutschland: komplexe KI- Anwendungsfälle, die durch ein kluges User-Interface für jeden nutzbar werden – egal wann, wo oder auf welchem Endgerät«, sagt Daniela Becker.

Rene Becker | DocuSign
© Bild: DocuSign

Rene Becker | DocuSign

Rene Becker
ist seit Februar 2019 als SMB Sales Manager bei DocuSign für Mittelstandskunden und Start-ups in Deutschland, Österreich, Schweiz & Emerging Markets verantwortlich. Bereits seit 2007 ist er in verschiedenen Rollen in der IT/SaaS-Industrie tätig, vor DocuSign unter anderem für Unternehmen wie Oracle, SAP, oder Fujitsu. Aktuell lebt und arbeitet Rene in Dublin, wo er das multikulturelle, dynamische Leben in der irischen Hauptstadt genießt.

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