Sachbearbeiter*in Auftrags- und Portalmanagement (m/w/d)

Beschreibung

Als Sachbearbeiter*in im Auftrags- und Portalmanagement übernehmen Sie eine zentrale Rolle in der administrativen und organisatorischen Abwicklung unserer Kunden- und Lieferantenprozesse. Sie stellen sicher, dass Aufträge, Dokumente und Portaldaten vollständig, korrekt und termingerecht gepflegt sind und bilden damit eine wichtige Schnittstelle zwischen Kunden, Lieferanten sowie internen Fachabteilungen.

Mit Ihrem strukturierten Arbeitsstil, Ihrem Verständnis für kaufmännische und technische Zusammenhänge sowie Ihrem Blick für Prozessqualität tragen Sie maßgeblich zu reibungslosen Abläufen, hoher Datenqualität und einer zuverlässigen Auftragsabwicklung bei – und leisten so einen entscheidenden Beitrag zur professionellen Zusammenarbeit mit unseren Kunden.

Anforderungen

Ihre Aufgaben

Portalmanagement (Kunden- & Lieferantenportale)

• Betreuung und Pflege verschiedener Kunden- und Lieferantenportale (OEMs, Industriepartner)

• Upload und Verwaltung von Angeboten, Auftragsbestätigungen, Lieferscheinen und Rechnungen

• Pflege von Stammdaten, Preislisten, Abrufen und Forecasts

• Überwachung von Portal-Benachrichtigungen, Fristen und Statusmeldungen

• Einholen fehlender Informationen und Klärung offener Punkte

• Unterstützung bei der Standardisierung und Optimierung von Portal- und Auftragsprozessen

Dokumenten- & Compliance-Management

• Bereitstellung und Pflege von Zertifikaten (z. B. ISO 9001, ISO 14001)

• Upload technischer Dokumente, Spezifikationen und Freigaben

• Unterstützung bei Selbstauskünften, Lieferkettendokumentationen und Nachhaltigkeitsanforderungen

• Sicherstellung aktueller und konsistenter Daten in allen Portalen

Auftragsmanagement

• Erfassung, Prüfung und Pflege von Kundenaufträgen

• Abstimmung von Lieferterminen, Mengen und Auftragsdetails

• Pflege von Auftrags- und Projektdaten in internen CRM- und Warenwirtschaftssystemen

• Unterstützung bei der Nachverfolgung laufender Aufträge

Ihr Profil

• Abgeschlossene kaufmännische oder technische Ausbildung

• Erfahrung im Auftragsmanagement, Vertriebsinnendienst oder Einkauf von Vorteil

• Sehr strukturierte, sorgfältige und zuverlässige Arbeitsweise

• Sehr hohe Selbstständigkeit sowie die Fähigkeit, Aufgaben eigenverantwortlich zu strukturieren, zu priorisieren und umzusetzen

• Hohe IT- und Systemaffinität, sicherer Umgang mit webbasierten Portalen

• Grundverständnis für technische Produkte und Dokumente wünschenswert

• Gute Kommunikationsfähigkeiten und Hands-On-Mentalität

• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Wir bieten Ihnen

Sichere Perspektive:
Ein unbefristetes Arbeitsverhältnis in einem technisch anspruchsvollen Umfeld.

Weiterentwicklung:
Individuelle Entwicklungswege und Weiterbildungen, die Ihre fachlichen und persönlichen Stärken gezielt fördern.

Gesundheit & Wohlbefinden:
Mitgliedschaft im Fitnessstudio Halle22 sowie weitere Maßnahmen der betrieblichen Gesundheitsförderung

Attraktive Zusatzleistungen:
Bonuscard, Corporate Benefits und eine umfangreiche betriebliche Altersvorsorge inkl. zusätzlicher Krankenversicherung (BKV).

Teamkultur:
Regelmäßige Team-Events sowie ein Arbeitsumfeld, in dem Wertschätzung und offene Zusammenarbeit gelebt werden.

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