Arbeitsalltag Die Meeting-Kultur optimieren

Meetings kosten Zeit – und manchmal sind sie auch Zeitverschwendung.
Meetings kosten Zeit – und manchmal sind sie auch Zeitverschwendung.

Schlecht organisiert, ineffizient oder sinnlos. So empfinden drei von zehn Führungskräften ihre Besprechungen. Doch woran liegt das?

Die Qualität einer Besprechung hängt hauptsächlich von den Fähigkeiten und dem Verhalten des Sprechers oder Meeting-Leiters ab. Das ist zumindest die landläufige Meinung. Eine internationale Umfrage von Barco ClickShare unter 2250 Führungskräften ergab nun jedoch, dass sich der Erfolg eines Meetings auf viele Faktoren zurückführen lässt.

Ablenkung durch Kollegen

Mehr als 86 % der deutschen Befragten fühlen sich abgelenkt, wenn Teilnehmer zu spät kommen. Ein weiterer Störfaktor sind private Gespräche von Kollegen während des Meetings. Dies empfinden 43 % der deutschen Führungskräfte als irritierend.

Ablenkung durch soziale Medien

Weltweit lassen sich die Mitarbeiter besonders leicht durch das Lesen von E-Mails oder die Nutzung sozialer Medien ablenken. Mehr als 70 % der Befragten gaben an, ihre E-Mails regelmäßig während Meetings zu lesen, immerhin 37 % beschäftigen sich mit sozialen Netzwerken.

Ablenkung durch technische Probleme

Technische Unterbrechungen oder Ausfälle sind ein weiterer Faktor, der die Meeting-Qualität negativ beeinflussen kann. So geben 67 % der Umfrageteilnehmer an, dass ihre Aufmerksamkeit durch technische Probleme beeinträchtigt wird. 72 % der Teilnehmer glauben außerdem, dass sie während einer Präsentation aufmerksamer sind, wenn multimediale Inhalte eingebunden sind.

Ablenkung durch Essen

Auch das Vorhandensein von Essen hat einen Einfluss auf das Engagement der Teilnehmer während Besprechungen. Mehr als die Hälfte der Befragten gibt zu, schon einmal wegen des kostenlosen Essens an einer Besprechung teilgenommen zu haben. Zwar verbessert sich die Stimmung der Teilnehmer durch das Vorhandensein von Nahrung, jedoch fühlt sich fast ein Drittel der Befragen durch das Essen abgelenkt.

Fazit

Wenn die möglichen Störfaktoren bei der Vorbereitung einer Besprechung berücksichtigt werden, lässt sich die Effizienz von Meetings deutlich steigern. Pünktlich zu starten, im Anschluss Unterbrechungen zu vermeiden sowie eine funktionierende Technik sind die wichtigsten Punkte, die es dabei zu beachten gilt.