Datenschutz Internationales Bewerbermanagement und die EU-DSGVO

Internationales Recruiting sollten Unternehmen jetzt anpacken, denn die neue DSGVO stellt viele Unternehmen zwar vor Herausforderungen. Doch beim Recruiting und insbesondere der internationalen Kandidatenansprache können sie profitieren.

Das sagt Steffen Michel, Geschäftsführer des HR-Softwareanbieters MHM HR.
Denn die neue DSGVO harmonisiert den Datenschutz innerhalb der EU und spielt insbesondere im Bereich Personalmanagement eine große Rolle, da Mitarbeiter hier mit sensiblen Personendaten hantieren.

Wichtig für die internationale Kandidatenansprache sei daher ein zentral gesteuerter Bewerbungsprozess mit einem einheitlichen Bewerbermanagement-System, so Steffen Michel, denn »wenn jeder Standort seine eigene Insellösung betreibt, erschwert das die Zusammenarbeit und treibt die Kosten in die Höhe«.

Um den Datenschutz einzuhalten, müssen Unternehmen jederzeit wissen, wo sich personenbezogene Daten befinden und wer sie verarbeitet. Michel: »Das geht am besten mit einer einheitlichen Datenbasis und einem übergreifenden Zugriffskonzept.«

So gilt mit der DSGVO zum Beispiel eine strengere Informationspflicht. Bewerber und Mitarbeiter haben das Recht zu erfahren, welche Daten ein Unternehmen über sie gespeichert hat. Die Personalabteilung muss dann in der Lage sein, diese Auskünfte innerhalb angemessener Zeit zu erteilen. Zudem sind nur die Personen im Unternehmen, die durch ihre Tätigkeit zwingend die Bewerbungsunterlagen einsehen müssen, dazu berechtigt. Das sind etwa die HR-Leiter und -Sachbearbeiter sowie die Ansprechpartner in den Fachabteilungen.

»In vielen Unternehmen werden die Daten intern zu großzügig verbreitet«, erklärt Datenschutzberater Thorsten Jordan, Geschäftsführer von Ensecur. »Unternehmen sollten auf jeden Fall sicherstellen, dass ein entsprechendes Berechtigungskonzept vorliegt und auch gelebt wird. Nur so können sie gemäß der neuen Grundverordnung nachweisen, wer mit welchen Daten im Unternehmen arbeitet.«

Ein gutes Bewerbermanagement-System ermögliche es zudem, den zentralen Prozess in ausgewählten Bereichen länderspezifisch anzupassen, so Michel. Das sei zum Beispiel für Unternehmen interessant, die auch in den USA rekrutieren, denn dort gelten deutlich lockerere Regeln für den Datenschutz. Organisationen könnten für Bewerber in den USA denselben Kernprozess anwenden wie in der EU, aber zum Beispiel bei den Anonymisierungsfristen abweichen.

In der EU dürfen Unternehmen laut DSGVO personenbezogene Daten von Bewerbern nur so lange speichern, wie sie für den Bewerbungsprozess – oder später das Beschäftigungsverhältnis – nötig sind. Anschließend müssen sie gelöscht oder anonymisiert werden. Es sei denn, der Bewerber hat sein Einverständnis dazu gegeben, dass seine Unterlagen in einem Talentpool gespeichert werden. Michel: »Wichtig ist hierbei, dass der Bewerber seine Einwilligung dazu schriftlich beziehungsweise aktiv erteilt und dies dokumentiert wird. Er muss außerdem darauf hingewiesen werden, dass er seine Zustimmung jederzeit widerrufen kann. Die Einverständniserklärung kann nach einer bestimmten Zeit wiederholt werden; sie gilt grundsätzlich so lange wie zwischen den beiden Parteien vereinbart, z.B. zwölf, vierundzwanzig oder sechsunddreißig Monaten, jedoch nicht für unbegrenzte Zeit.«

Active Sourcing auf LinkedIn
Bei der internationalen Kandidatenansprache spielen auch Social Recruiting und Active Sourcing eine zentrale Rolle. Besonders LinkedIn mit derzeit weltweit über 500 Millionen registrierten Mitgliedern hält Michel für einen vielversprechenden Kanal. Doch dürfen Recruiter potenzielle Kandidaten seit dem 25. Mai 2018 überhaupt noch über LinkedIn ansprechen? Schließlich haben sie der Verarbeitung ihrer Daten durch Recruiter nicht ausdrücklich zugestimmt und die DSGVO schließt die Nutzung allgemein zugänglicher Daten – wie etwa in sozialen Netzwerken – aus.

Jordan erklärt: »In diesem Fall kann mit einer Interessensabwägung nach Artikel 6 der DSGVO argumentiert werden. Diese ermöglicht, dass personenbezogene Daten verarbeitet werden dürfen, wenn dies zur Wahrung der berechtigten Interessen des Verantwortlichen oder eines Dritten erforderlich ist, sofern nicht die Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person überwiegen.« Und das sei beim Active Sourcing der Fall: Denn das Unternehmen habe ein berechtigtes Interesse daran, eine offene Stelle zu besetzen und der Kandidat andersherum ein berechtigtes Interesse daran, dass diese ihm angeboten wird (sofern das offenkundig der Fall ist).

Steffen Michels Fazit: »Internationales Recruiting sollten Unternehmen jetzt anpacken, denn die neue DSGVO stellt viele Unternehmen zwar vor Herausforderungen. Doch beim Recruiting und insbesondere der internationalen Kandidatenansprache können sie profitieren.« Da die neue Verordnung den Datenschutz in allen europäischen Ländern harmonisiere, müssten so keine länderspezifischen Bestimmungen beachtet werden. Vielmehr ließen sich Recruiting-Prozesse über ein zentral gesteuertes und DSGVO-konformes Bewerbermanagement-System abwickeln.

Richtig implementiert, schlagen Unternehmen nach Ansicht von Michels so zwei Fliegen mit einer Klappe: Sie halten die Bestimmungen der DGSVO ein und vereinfachen die Prozesse zur Rekrutierung internationaler Kräfte. »Auf diese Weise können sie auch im Ausland unkompliziert fähige Mitarbeiter rekrutieren und so im internationalen Wettbewerb bestehen.«