Digital Workplace Die Mehrheit mag es traditionell

Wie affin sind deutsche Büroarbeiter gegenüber moderner Digital-Workplace-Architektur? Der IT-Anbieter Citrix hat in einer Umfrage typische Verhaltensweisen von Wissensarbeitern untersucht und dabei drei Typen ausgemacht: Traditionalisten, Aufgeschlossene und Begeisterte.

Um außerhalb des Büros auf Dateien zuzugreifen, schicken 44 Prozent der Umfrageteilnehmer diese an ihre private E-Mail-Adresse. 12 Prozent legen Dokumente etc. auf dem Desktop ab. Einen firmeneigenen Online-Speicher nutzen nur 12 Prozent. 36 Prozent der Umfrageteilnehmer melden sich am liebsten telefonisch bei anderen Mitarbeitern, 32 Prozent bevorzugen dagegen E-Mail. Nur sechs Prozent nutzen interne Messenger-Lösungen wie z.B. Slack.

Wenn es um die Organisation beruflicher Kontakte geht, bevorzugt die Mehrheit (40 Prozent) die klassische Visitenkarte. Digitale Lösungen setzen dagegen nur rund 30 Prozent ein. Wenn es um die richtigen Tools für neue Aufgaben geht, vertrauen 25 Prozent auf die Kompetenz ihrer IT-Abteilung, um ein passendes Tool zu finden. 20 Prozent suchen selbst online und bitten die IT-Abteilung, ein gefundenes Programm zu installieren. Immerhin 12 Prozent versuchen, auf eigene Faust Software zu installieren.

Dazu Oliver Ebel, Area Vice President Central Europe von Citrix:
“Die Traditionalisten verlassen sich auf altbewährte Methoden und möchten sich so wenig wie möglich mit IT-Fragen beschäftigen. Beispielsweise schickt diese Gruppe sich Dokumente an die eigene E-Mail-Adresse oder speichert sie auf dem Desktop, um sie außerhalb des Büros zu nutzen. Die Kontaktdaten von Geschäftspartnern erhalten sie am liebsten ganz klassisch in Form einer Visitenkarte. Um mit Kollegen in Kontakt zu treten bevorzugen sie das Telefon. Aus eigenem Antrieb beschäftigen sie sich eher ungern mit neuer Technologie.
Bei dieser Gruppe muss die IT-Abteilung die größte Überzeugungsarbeit leisten, wenn sie neue Lösungen einführen möchte und stößt nicht selten auf Widerstände. „Eine Friss-oder-stirb-Taktik bringt hier wenig“, rät Oliver Ebel, Area Vice President Central Europe von Citrix. „Wir wissen aus Erfahrung, dass Mitarbeiter dann oft eine umso mehr ablehnende Haltung einnehmen. Stattdessen sollten sich Unternehmen mit den Vorbehalten in dieser Gruppe aktiv auseinandersetzen und eine Überzeugungsstrategie erarbeiten, aus der die Vorteile der Maßnahme klar ersichtlich werden. Das ist im Übrigen auch ein guter interner Proof Point, findet man nichts, mit dem man Kritiker überzeugen kann, sollte man die Maßnahmen vielleicht noch einmal überdenken. Sind die Verbesserungen jedoch klar definiert, kann das IT-Team Trainings ausarbeiten, die die Mitarbeiter mit einfachen Schritt-für-Schritt-Anleitungen zu mehr Produktivität führen.“

Die Aufgeschlossenen
“Diese Gruppe sieht neue Technologien zwar als Herausforderung, erkennt aber durchaus auch die Vorteile. Diese Mitarbeiter sind bereit, ein wenig Zeit in die Beschäftigung mit IT-Themen zu investieren, wenn sie sich davon Vorteile versprechen. Charakteristische Verhaltensweisen sind etwa die Nutzung des Mobiltelefons zur Verwaltung geschäftlicher Kontakte, oder die Nutzung eines firmeneigenen Share Points, wenn er einfach zu bedienen ist. Eine schnelle E-Mail wir oft einem Telefonat vorgezogen. Wenn sie der Meinung sind, sie brauchen für eine bestimmte Aufgabe ein neues Tool fragen sie bei der IT-Abteilung an.
Nützliche Tools, mit denen sie Zeit sparen nimmt diese Gruppe gerne an. Viel Überzeugungsarbeit müssen wir hier meistens nicht mehr leisten. Im besten Fall lassen wir die Technologie für sich sprechen. Allerdings wünschen sich die Mitarbeiter aus dieser Gruppe Schulungen und Hilfestellungen zu bestimmten Themen“, weiß Oliver Ebel „Dabei kommt es aber darauf an, sie nicht mit trivialen Dingen zu langweilen. Ideal ist es, wenn sich die Kollegen je nach Wissensstand einzelne Trainings aussuchen können.“

Die Begeisterten
Sie kennen bereits jedes Tool und sind ständig auf der Suche nach Verbesserungen. Auch im privaten Alltag nimmt Technologie bei dieser Gruppe einen hohen Stellenwert ein. Schnelle und einfache Lösungen, die sie von dort kennen, möchten sie auch bei der Arbeit nutzen. Präferierte Kommunikationskanäle sind hier also Messenger wie Slack oder Skype. Dokumente in der Cloud statt lokal zu speichern ist selbstverständlich, die Dateien müssen schließlich von überall verfügbar sein. Um Business-Kontakte zu organisieren nutz diese Gruppe OCR-Apps, mit denen sie Visitenkarten scannen, oder sie geben die Kontaktdaten direkt in ein CRM-System ein. Nach neuen und besseren Tools hält die Gruppe selbstständig Ausschau und installiert diese dann direkt oder fordert die IT dazu auf.

Selbst hier sieht Oliver Ebel noch Handlungsbedarf? „Ja, tatsächlich. Zwar müssen wir diesen Kollegen in den meisten Fällen nicht mehr viel erklären, sie finden sich selbst schnell in neuen Lösungen zurecht und kommen mit spezifischen Fragen direkt auf die Experten zu. Allerdings muss die IT ein Auge darauf haben, dass die Tech-Begeisterung mancher Mitarbeiter nicht zum Sicherheitsrisiko für das Unternehmen wird – etwa, wenn sie unüberlegt unsichere Cloud-Speicher nutzen oder Software selbst installieren“, rät Ebel.

Sein Fazit: IT-Experten sollten sich vergegenwärtigen, dass die Belegschaft ihres Unternehmens sehr heterogen sein kann und nicht alle Mitarbeiter auf dem gleichen technischen Wissensstand sind. Während einige sofort von Neuerungen begeistert sind, bleiben andere eher skeptisch. Mit individuellen Trainingsangeboten und einem offenen Ohr für Fragen kann es aber gelingen, auch skeptische Mitarbeiter von den Vorteilen neuer Technologien zu überzeugen.

Die von Citrix in Auftrag gegebene und von OnePoll durchgeführte Umfrage wurde unter 1.000 Wissensarbeitern durchgeführt: zu bestimmten Arbeitssituationen, zu digitaler Arbeitsumgebung und zur Kommunikation mit Kollegen und Unternehmensdaten.