API-Anbindung für die Beschaffung Preis und Verfügbarkeit in Sekunden

Bei der Beschaffung von Elektronik-Komponenten zählen bei ESO Electronic oft Stunden oder Minuten. Bei der automatisierten Beschaffung setzt der EMS-Dienstleister daher auf Rutronik24.

Ein Schwerpunkt bei Eso Electronic liegt auf Rapid Prototyping. So ist es normaler Betriebs­alltag, für über 200 Kunden innerhalb von fünf Tagen komplett bestückte Leiterplatten zu liefern. Wenn hierfür jedes einzelne Bauteil manuell bei verschiedenen Distributoren angefragt, Preise und Verfügbarkeiten verglichen und Bestellungen aufgeben werden müssen, ist sehr viel Manpower nötig. Um allein für einen Artikel alle Informationen auf den Webshops mehrerer Distributoren einzuholen und ggf. Details per Telefon oder Mail zu klären, braucht ein Einkäufer mehrere Minuten. Geht es um 100 Bauteile, summiert sich das auf viele Stunden. »Die manuelle Arbeit bietet überhaupt keinen Mehrwert und die Zeit könnte für strategische Aufgaben wesentlich sinnvoller genutzt werden«, erklärt Dominik Ottenbreit, Geschäftsführer Eso Germany.

Hinzu kommt: Mit der großen Mehrheit seiner Lieferanten pflegt Eso Electronic langjährige Geschäftsbeziehungen. Dieser positive Aspekt hat bei der herkömmlichen Art der Beschaffung jedoch auch einen Nachteil: Den Einkäufern fallen bei bestimmten Produkten oder Produktgruppen gleich ganz bestimmte Distributoren ein. Das hat dazu geführt, dass andere Lieferanten für diese Komponenten nicht angefragt wurden – auch wenn sie die gefragten Bauteile inzwischen auch im Portfolio haben und vielleicht attraktivere Konditionen bieten.

Selbst entwickeltes Warenwirtschaftssystem

Um den Beschaffungsprozess weitgehend zu automatisieren, so erheblich zu beschleunigen und transparent stets alle relevanten Distributoren anzufragen, hat Eso ein eigenes Warenwirtschaftssystem entwickelt. Das Programm enthält für jeden Distributoren und Lieferanten spezielle Software, die sich an deren APIs (Application Programming Interface) andockt. Hierüber lassen sich Informationen 1:1 maschinenlesbar übertragen. Damit kann ESO automatisierte Anfragen an eine ausgewählte Zahl von Distributoren senden.
Das ist jedoch erst die halbe Miete: Nur wenn auch die Distributoren die Daten in einem maschinenlesbaren Format zur Verfügung stellen und eine API haben, funktioniert der Datenaustausch. Rutronik24 bietet seit 2016 über den Webshop rutronik24.com eine API. Hierfür genügt es, nach dem Login bzw. der Regis­trierung das API-Manual herunterzuladen und den persönlichen API-Key anzufragen. Diesen gibt man über den Browser ein und erhält im XML- oder JSON-Format den Stück- und Staffelpreis in verschiedenen Währungen, den tagesaktuellen freien Lagerbestand und die Standardlieferzeit, Mindestbestellmenge sowie Verpackungseinheit und -art (Bulk, Reel, Tube), die Gehäuse-/Bauform, den Beschreibungstext für das Produkt sowie den Rutronik-Matchcode.

Vorreiter in der API-Nutzung

Eso Electronic gehörte zu den ersten Rutronik24-Kunden, die die API nutzten, und hat deren Weiterentwicklung aktiv mit vorangetrieben. »Sie ist sehr klar geschrieben und einfach gehalten, die Dokumentation leicht verständlich, sodass wir die Anbindung innerhalb weniger Tage realisiert hatten«, beschreibt Ottenbreit.

Anfangs waren die Antwortzeiten der API mit bis zu 30 Sekunden jedoch noch relativ lang. Das hat Dominik Ottenbreit Rutronik24 gegenüber angesprochen. Der Team Leader Field Sales bei Rutronik24, Marek Fuchs, erinnert sich: »Wir haben von ESO einige Auswertungen bekommen, was uns bei der Optimierung des Systems sehr geholfen hat. So konnten wir die Antwortzeiten ziemlich schnell erheblich reduzieren.« Heute liegen sie in der Regel unter einer Sekunde.

Der Einkauf bei Eso erhält innerhalb weniger Sekunden eine Liste mit Preis und Verfügbarkeit von jedem Lieferanten. Der günstigste Preis erscheint ganz oben und hervorgehoben, daneben der marktübliche Preis zum Vergleich. So sind in kürzester Zeit komplette Stücklisten bepreist, das System wählt automatisch die entsprechenden Lieferanten. Nur bei projektbezogenen und kostspieligen Artikeln ist nach wie vor manuelles Handeln erforderlich.

Derzeit fallen bei Eso Electronic in drei Monaten durchschnittlich über 100.000 API-Anfragen an. Dabei erhält der EMS-Dienstleister bei Rutronik24 immer automatisch seine attraktiven individuellen Preise. »Aufgrund der API-Integration und der ausgezeichneten, intensiven Betreuung durch die Außen- und Innendienstmitarbeiter ist Rutronik24 in den letzten drei Jahren zu einem unserer wichtigsten Lieferanten geworden«, erklärt Dominik Ottenbreit.

Mit der automatisierten Anfrage ist jedoch noch nicht Schluss; ESO Electronic hat bereits die nächste Stufe im Blick. Dann soll der im Eso-Warenwirtschaftssystem erzeugte Warenkorb auch die Bestellung über die API bei Rutronik24 auslösen.