Robotic Process Automation Software-Silos schnell aufbrechen

Patrick Hansen, Bitkom: »RPA ist eine Brückentechnologie, die besonders Unternehmen mit Schwierigkeiten bei der Prozessautomatisierung oder der Integration von Systemen schnell helfen kann.«
Patrick Hansen, Bitkom: »RPA ist eine Brückentechnologie, die besonders Unternehmen mit Schwierigkeiten bei der Prozessautomatisierung oder der Integration von Systemen schnell helfen kann.«

Unternehmen, die rasch einen Datenaustausch zwischen unterschiedlichen Software-Anwendungen ermöglichen wollen, können dies mittels »Robotic Process Automation« tun. Ein neuer Leitfaden des Digitalverbands Bitkom erklärt, wie dies funktioniert.

Wenn Unternehmen ihre Prozesse automatisieren wollen, stoßen sie teilweise schnell an Grenzen. Ein Grund dafür: Verschiedene Aufgaben werden mit unterschiedlichen Software-Anwendungen erledigt, die aber keine Daten miteinander austauschen können. Eine besondere Bedeutung bekommt dies, wenn Enterprise Resource Planning (ERP) eingesetzt wird, also ein zentrales Software-System, mit dem betriebliche Ressourcen verwaltet werden und deren Einsatz geplant und gesteuert wird.

Wenn es keine Möglichkeit gibt, eine Schnittstelle zwischen den Systemen herzustellen, und auch die Anschaffung völlig neuer Software nicht in Frage kommt, kann „Robotic Process Automation“ (RPA) eine einfache, schnelle und kostengünstige Möglichkeit sein, Prozesse zu verbinden, zu beschleunigen und zu automatisieren. Darauf weist der Digitalverband Bitkom in einem neuen Leitfaden hin. »Robotic Process Automation ist eine Brückentechnologie, die besonders Unternehmen mit Schwierigkeiten bei der Prozessautomatisierung oder der Integration von Systemen schnell helfen kann«, erläutert Bitkom-Experte Patrick Hansen. »Wichtig ist dabei, die Möglichkeiten nicht zu überschätzen und sich vor der Einführung genau zu überlegen, welche Prozesse sich für eine solche Automatisierung eignen.«

Der Leitfaden erklärt zunächst Grundlagen von RPA. RPA eröffnet vor allem die Chance, eine Software-gestützte Bedienung von Programmen über deren Benutzeroberfläche vorzunehmen. Im Kern geht es darum, dass RPA die Bedienung einer Software-Anwendung von Menschen übernimmt und zuvor aufgezeichnete und gelernte Schritte abarbeitet. Der Leitfaden stellt zudem verschiedene Einsatzszenarien von RPA vor, etwa die Übernahme von Daten aus einer Anwendung in eine andere oder die automatisierte Eingabe von Papierformularen. »RPA eignet sich vor allem für einfache Aufgaben, bei denen sich die Schritte immer wiederholen«, führt Patrick Hansen aus. »So lassen sich schnell positive Effekte bei der Prozessautomatisierung erzielen, und der Aufwand für die Entwicklung einer RPA-Lösung ist bereits nach kurzer Zeit wieder eingespielt. Es gibt zudem auch fortgeschrittene RPA-Anwendungen, bei denen mit Hilfe von künstlicher Intelligenz die Software komplexe Aufgaben lösen kann.«

Als Praxishilfe für Unternehmen beantwortet der Leitfaden wichtige Fragen, etwa ob RPA von der Fachabteilung ohne Unterstützung der IT-Abteilung eingeführt werden kann, welche Prozesse sich für RPA eignen und welche weniger. Darüber hinaus werden die nötigen Schritte zur Einführung eines RPA-Prototypen sowie eine Checkliste für die Software-Auswahl vorgestellt. Der Leitfaden „ERP und Robotic Process Automation (RPA) – Eine Einordnung“ steht zum Download bereit unter www.bitkom.org/Bitkom/Publikationen/Leitfaden-ERP-und-Robotic-Process-Automation-RPA.