Videokonferenzen mit Bewerbern Virtuelle Vorstellungsgespräche pannenfrei führen

Recruiter nutzen zunehmend Videokonferenztechnik zur Kandidatenauswahl – zumindest für das erste Kennenlernen.
Recruiter nutzen zunehmend Videokonferenztechnik zur Kandidatenauswahl – zumindest für das erste Kennenlernen.

Vorstellungsgespräche per Videokonferenz gehören inzwischen in vielen Ländern zur gängigen Praxis. Was müssen Recruiter beachten, damit der Bewerber einen professionellen Eindruck erhält? Tobias Enders, Geschäftsführer GMS Global Media, nennt ein paar potenzielle Fallen.

Herr Enders, Sie sind Anbieter von Konferenztechnik. Wie verbreitet ist die Kandidaten-Vorauswahl per Video?

Tobias Enders: Vorstellungsgespräche per Videokonferenz gehören in vielen Ländern zur gängigen Praxis. In den USA zum Beispiel setzen bereits 32 Prozent der Unternehmen, die Videokonferenzsysteme für ihre tägliche Arbeit nutzen, das Tool für Bewerbungsgespräche ein.

Auch in der Region Asien-Pazifik mit einem Großteil von Ostasien, Südostasien und Ozeanien treffen 28 Prozent der Personalentscheider ihre Bewerber verstärkt im virtuellen Meetingraum. Das belegt die Polycom-Studie »Global View: Business Video Conferencing Usage and Trends«

Und in Deutschland?

Dieser Trend zeichnet sich auch in Deutschland ab: Recruiter nutzen zunehmend Videokonferenztechnik zur Kandidatenauswahl – zumindest für das erste Kennenlernen. Das reduziert für beide Seiten den Aufwand enorm. Dennoch, nicht nur für die Bewerber, auch für die Personalverantwortlichen bringt das virtuelle Bewerbungsgespräch neue Anforderungen mit sich.

Skypen ist doch im Privaten wie auch im Business durchaus auch in Deutschland weit verbreitet, wo liegen denn Stolperfallen?

Tobias Ender: Es klingt banal, aber Sie müssen die Technik verstehen! Vor dem ersten Gespräch per Videokonferenz sollte sich der Moderator mit den wichtigsten Funktionen des Videokonferenz-Tools vertraut machen. Dazu gehören beispielweise das Verwalten der Teilnehmer (Bewerber, Kollegen aus der Fachabteilung, etc.), das Ein- und Ausschalten von Mikrofon und Kamera sowie das Teilen von Dokumenten wie Organigramme oder Unternehmenspräsentationen.

Und da reicht das kostenlose Skype nicht?

Um einen guten Eindruck zu hinterlassen und die Datensicherheit zu gewährleisten, sollten Unternehmen zuverlässige Unified Communications (UC)-Lösungen nutzen. Auch wenn Skype und Co. gerade jüngeren Bewerbern vertraut sind, lohnt sich der Einsatz von professionellen Anwendungen.

Was gehört zu einer guten Vorbereitung?

Dazu gehört zum Beispiel, bereits vor dem vereinbarten Gesprächsbeginn den Video-Raum zu betreten. So kann der Personalverantwortliche Einstellungen vornehmen und wichtige Unterlagen vorbereiten.

Für viele Bewerber kommt neben der Grundanspannung an sich eine Unsicherheit durch die ungewohnte Kommunikationsform hinzu. Der Moderator sollte daher am Anfang etwas Zeit einplanen, um die wichtigsten Funktionen der Kollaborations-Lösung zu erläutern. Möchte er dem Bewerber während des Gesprächs Informationen am Bildschirm vermitteln, sollte das Material als »Sharing-Dokument« auf dem Desktop bereit liegen.

Gibt es noch andere Dinge, die die Gesprächsatmosphäre beeinflussen?  

Filmt etwa die Kamera von unten, entsteht für den Bewerber der Eindruck, aufschauen zu müssen. Ein Detail, aber es geht schließlich um ein Gespräch auf Augenhöhe, HR will ja ein gutes Betriebsklima signalisieren. Um mit dem Gegenüber Blickkontakt zu halten, ist es wichtig, in die Kamera zu schauen anstatt auf den Monitor. Moderatoren sollten Verständnis dafür haben, dass ungeübte Bewerber diese technischen Details nicht kennen – und eine ungünstige Sichtlinie oder mangelnden Blickkontakt nicht als Schwäche auslegen.

Auch auf den Hintergrund muss geachtet werden. Der Moderator sollte vor dem Gespräch prüfen, ob die Lichtquelle ausreichend ist und der Bildausschnitt stimmt. Wichtig ist, dass keine vertraulichen Dokumente wie etwa Unterlagen anderer Bewerber sichtbar sind.

Eine Beleuchtung aus derselben Richtung, aus der die Kamera aufzeichnet, sorgt für gute Sichtbarkeit und ein helles Bild. Spiegel im Hintergrund können das Bild verzerren und eventuell unerwünschte Einblicke auf das Geschehen im Raum geben. Ein aufgeräumter Arbeitsplatz signalisiert Professionalität und verhindert, dass der Bewerber durch einen unruhigen Hintergrund abgelenkt wird.