Zeitgewinn und bessere Ergebnisse Gepflegte Sitzungskultur

Jeder kennt sie: Ineffiziente Sitzungen. Sie verbrauchen zeitliche und finanzielle Ressourcen, ohne echten Nutzen zu schaffen. Frust ist die Folge. Dabei kann mit durchdachter Organisation und kultivierter Kommunikation aus jedem Meeting eine effiziente und produktive Runde werden.

Besprechung, Sitzung, Beratungsrunde, (Kreativ-)Treffen, Tagung, Konferenz – unter welchem Decknamen auch immer, trotz Telefon- und Webkonferenzen sind persönliche Sitzungen nicht aus der Elektronikbranche wegzudenken. Vom ersten Kennenlernen über die Analyse- und Angebotsphase bis zur konkreten Umsetzung im Unternehmen, von der Entscheidung, welche Bauelemente und Baugruppen zum Einsatz kommen, für welche Mess-, Steuer- und Regeltechnik man sich entscheidet, bis zur Hard- und Software-Planung, vom turnusmäßigen Treffen der Außendienstmitarbeiter bis zur Kommunikation voraussichtlicher innerbetrieblicher Änderungen. Überall wird zusammengesessen, eifrig diskutiert und debattiert, manchmal zielführend, ein anderes Mal, so scheint es, nur um des Diskutierens Willen.

Am Ende einer jeden Sitzung steht im Idealfall eine Erkenntnis, ein Ergebnis oder ein erreichtes Ziel – zumindest aber ein Beschluss, der die behandelte Thematik zukünftig regelt. Leider lehrt uns der Alltag, dass manche Besprechung so ganz und gar nicht den Idealfall widerspiegelt. Die Motivation der Teilnehmer ist gering, die Organisation unzureichend, die Moderation oder Leitung mangelhaft, Kommunikation findet nicht wirklich statt – es fehlt schlicht an Sitzungskultur.

Sitzung mit System

Eine erfolgreiche Sitzung kennt viele Faktoren, die beachtet werden wollen. Zentrale Elemente sind neben der Vorbereitung auch die Moderation sowie vor allem eine wertschätzende und zielführende Kommunikation. Und natürlich die Teilnehmer, die der Besprechung das gewünschte Leben einhauchen und zum Gelingen beitragen.

„Vorbereitung ist das halbe Leben“, so heißt es im Volksmund. Der Alltag jedoch zeigt: Es finden immer wieder Sitzungen statt, denen es genau daran fehlt. Oder wir ertappen uns selbst, als Teilnehmer oder als Moderator dabei, nicht oder unzureichend vorbereitet zu sein. Neben grundsätzlichen Rahmenbedingungen, wie Ort, Räumlichkeit, Auswahl und Einladung der Teilnehmer, gilt es, die Inhalte sowie den Ablauf der Sitzung im Voraus abzustecken. Folgende Checkliste sorgt für die hierzu nötige Orientierung, damit wichtige Eckpunkte im oft vorherrschenden Stress und Trubel nicht untergehen.

Thema der Besprechung/des Besprechungspunkts

  • Was muss behandelt werden?
  • Warum muss dieser Punkt behandelt werden?
  • Was soll in diesem Zusammenhang erreicht werden (Output)? Wie kann im Plenum eine Lösung erarbeitet werden?
  • Welche Unterlagen und Hilfsmittel werden den Teilnehmern hierfür zur Verfügung gestellt?
  • Welchen Zeitrahmen darf der Besprechungspunkt in Anspruch nehmen?

Alle weiteren Besprechungspunkte folgen demselben Schema.