Flexibilisierung der Meetingkultur Der Weg zur effizienten Besprechung

Meetings effizient und erfolgreich gestalten.
Meetings effizient und erfolgreich gestalten.

Nicht selten verschwenden Mitarbeiter in ineffizienten Meetings kostbare Zeit. Wie solche Termine erfolgreicher gestaltet werden können, zeigt eine Studie von Barco. Besonders Flexibilität sowie moderne Technik und Konzepte spielen dabei eine wichtige Rolle.

Besprechungen sind ein wichtiger Bestandteil der internen Unternehmenskommunikation. Im Durchschnitt verbringen Büroangestellte in Europa bis zu 50 Tage pro Jahr in Meetings. Dennoch verlaufen Besprechungen ineffizient und verschwenden kostbare Zeit. Gleichzeitig stellt der digitale Wandel sowie der Trend hin zu agilen und flexiblen Arbeitsmodellen Unternehmen vor immer neue Herausforderungen.

In einer neuen Studie des Elektronikdienstleisters Barco wurden mehr als 3.000 Büroangestellte weltweit befragt, um Herausforderungen bei Besprechungen zu analysieren. Die Ergebnisse der Studie zeigen: Neben der Bereitstellung innovativer Raumkonzepte und moderner Technik ist oftmals eine grundsätzliche Flexibilisierung der Meetingkultur notwendig, um bestehende Probleme zu lösen und kollaboratives Arbeiten zwischen Mitarbeitern zu fördern.

Ziele definieren und Flexibilität

Viele Meetings scheitern bereits daran, dass Mitarbeitern der Grund für Besprechungen sowie die zu erreichenden Ziele unbekannt sind. 51 Prozent der Teilnehmer der Barco-ClickShare-Studie gaben hierzu an, dass sie regelmäßig nicht wissen, um was es in Besprechungen geht und welche Ziele erreicht werden sollen. Das führt zu einer geringeren Aufmerksamkeit der Mitarbeiter während Besprechungen. Gleichzeitig führt die Abwesenheit von klar definierten Zielen dazu, dass Mitarbeiter nicht zielorientiert an Lösungen von Problemen oder Entscheidungsfindungen teilhaben können. Mitarbeiter sollten über den Grund eines Meetings im Voraus informiert und die geplanten Ziele im Vorfeld definiert werden.

Gleichzeitig argumentiert die Studie für mehr Offenheit bei der Durchführung von Besprechungen. So wünschen sich 74 Prozent der Befragten nicht nur klare Ziele für Meetings, sondern auch, dass Meetings beendet werden, wenn die Ziele erreicht wurden. Unternehmen sollten Mitarbeitern dementsprechend die nötige Flexibilität zugestehen – auch wenn sich zeigt, dass die Ziele im Rahmen des Meetings nicht zu erreichen sind. Auf strikte Protokolle und bürokratische Abläufe sollte verzichtet werden.

Wie, wann und wer?

Mehr als 20 Prozent der Befragten gaben an, dass sie an mehr als fünf Besprechungen pro Woche teilnehmen. Zwei Prozent nehmen sogar an 20 oder mehr Meetings teil. Ein durchschnittliches Meeting in Europa dauert dabei 49 Minuten. Davon werden jedoch durchschnittlich nur 22 Minuten mit zielführenden Aktivitäten gefüllt. Die restlichen 56 Prozent (Bild 1) werden mit dem Besprechen von irrelevanten Themen (15 Prozent), Smalltalk (13 Prozent), Einrichten der Technik (elf Prozent) und dem Warten auf andere Teilnehmer (elf Prozent) verschwendet. Angestellte verbringen also bis zu zwei Tage im Monat mit ineffizient genutzter Besprechungszeit.

Dabei stellt sich als Erstes die Frage, wer überhaupt notwendigerweise an Meetings teilnehmen sollte. 53 Prozent der Mitarbeiter werden regelmäßig zu Besprechungen eingeladen, die irrelevant für sie sind. Auf der anderen Seite gaben 20 Prozent der Befragten an, dass Besprechungen oftmals ohne Schlüsselpersonen und wichtige Entscheider stattfinden. Grundsätzlich sollten nur Personen eingeladen werden, die zur Erreichung der Meetingziele notwendig sind und für welche die Besprechung relevant ist. Auf obligatorische Teilnahmen an Meetings sollte verzichtet werden und Termine abgesagt werden, wenn Schlüsselpersonen verhindert sind. Gleichzeitig sollten Mitarbeiter die Möglichkeit haben, nicht an Besprechungen teilzunehmen oder diese sogar zu verlassen, wenn sie sich als irrelevant für sie herausstellen.

Die Studie zeigt außerdem, dass zu viele formelle Meetings die Zeit von Mitarbeitern unnötig beanspruchen. In 55 Prozent der Fälle werden einstündige Besprechungen nur aus dem Grund abgehalten, weil dies das Standardzeitfenster im Tool zum Buchen des Meetings ist. Um ineffiziente Meetings zu vermeiden, sollte deswegen als erstes die Meetingkultur in Unternehmen offener gestaltet werden. Dabei sollten Angestellte die passende Meetingform für den Zweck und die Ziele des Meetings auswählen (Tabelle). Hierzu sollten Unternehmen Standard-Konferenzräume und Sitzungssäle durch innovative Raumkonzepte wie Huddle Rooms (Bild 2) ergänzen.

Diese eignen sich besonders für spontane Brainstorms zwischen zwei bis fünf Personen, während wöchentliche Teamgespräche weiterhin am besten in einem großen Konferenzsaal abgehalten werden sollten. Durch mehr Flexibilität bei der Raumauswahl und Meetingform können so auch Kapazitätsprobleme bei der Raumbuchung gelöst werden. Hierzu gaben 54 Prozent der Befragten an, dass sie regelmäßig keine Meetings abhalten können, weil alle Räume bereits belegt sind. Mehr Flexibilität bei der Raumauswahl sowie Möglichkeiten für kurze und spontane Meetings schaffen somit ein effizienteres Raum- und Zeitmanagement.

Flexibles und agiles Arbeiten

Während in der Vergangenheit das Büro als fester Arbeitsplatz nicht wegzudenken war, arbeiten heute bereits 49 Prozent der Beschäftigten in Europa regelmäßig von einem anderen Standort aus. Besonders beliebt sind dabei das Homeoffice (35 Prozent), Kundenstandorte (24 Prozent), Außenbereiche wie etwa Parks (23 Prozent), aber auch Cafés (22 Prozent) oder Restaurants und Bars (19 Prozent) (Bild 3). Flexibles und agiles Arbeiten gewinnt damit immer mehr an Bedeutung und Unternehmen müssen sich auf immer weiter verteilte Teams einstellen.

Die Studie zeigt, dass Mitarbeiter, die nicht regelmäßig in Büros physisch an Meetings teilnehmen, dabei oft außen vor bleiben und die Zusammenarbeit und Kollaboration zwischen Onsite- und Offsite-Mitarbeitern eingeschränkt wird. Auch hier bieten informelle und spontane Meetings im Huddle-Stil neue Möglichkeiten aus der Ferne zugeschaltete Mitarbeiter öfters in kurze und spontane Meetings einzubinden und so den Zusammenhalt und die Zusammenarbeit zwischen Kollegen zu stärken.

Ob Unternehmen Meetings in Zukunft effizienter gestalten können, wird schließlich vor allem davon abhängen, inwiefern ein Umdenken in den Führungsetagen zu einer offeneren und weniger bürokratischen Meetingkultur stattfindet. So zeigt die Studie, dass Unternehmen nicht nur auf moderne Techniken umstellen und neue Raumkonzepte anbieten sollten, sondern im Rahmen verschiedener Maßnahmen bezüglich der Definition und Kommunikation von Zielen, Teilnehmer- und Zeitmanagement sowie der Miteinbeziehung flexibler und agiler Arbeitskonzepte auch eine damit einhergehende Veränderung der Meetingkultur unter ihren Angestellten zulassen und anregen sollten.

Laut den Ergebnissen der Studie ist der Trend zu einer offen gestalteten und flexiblen Meetingkultur, sowie den neuen Möglichkeiten, die verschiedene Meetingformen bieten, bereits heute bei der Mehrheit der Büroangestellten angekommen. Nun liegt es an den Unternehmen, die Vorrausetzungen hierfür zu schaffen.

 

Der Autor

Lieven Bertier

arbeitet seit über 15 Jahren für Barco. Seit 2014 ist er als Global Marketing Manager Teil des ClickShare-Teams.