Speicherung von Bewerber-Daten erlaubt und sogar notwendig

Kollidiert das neue AGG mit dem Datenschutz? Wahrscheinlich im August tritt das neue Gleichbehandlungsgesetz AGG in Kraft und sorgt schon im Vorfeld unter Personalern für Verwirrung: Darf man die Bewerbungsunterlagen der abgewiesenen Kandidaten trotz einschlägiger Datenschutz-Richtlinien überhaupt (per softwarebasierter Datenbank) aufbewahren, um einen diskriminierungsfreien Rekrutierungsprozess zu dokumentieren? Die Datenschutzexperten der internationalen Kanzlei Lovells haben sich der Frage angenommen. Ergebnis: Man kann und soll sogar!

Nach dem Allgemeinen Gleichstellungsgesetz dürfen Arbeitgeber Beschäftigte und Bewerber nicht benachteiligen; sei es wegen ihres Geschlechts, ihres Alters, einer Behinderung etc. Verstößt ein Unternehmen gegen dieses Benachteiligungsverbot, so ist es gegenüber den Betroffenen zu Schadensersatz und Entschädigungszahlung verpflichtet. Die Geltendmachung dieser Ansprüche wird den Bewerbern durch § 22 AGG erleichtert, der zu Lasten des Arbeitgebers eine teilweise Umkehr der Beweislast einführt.

Doch dieser Beweislast kann der Arbeitgeber nur nachkommen, wenn er den diskriminierungsfreien Entscheidungsprozess dokumentiert. Dazu muss er folgerichtig die Bewerberdaten speichern, und zwar auch noch nach der Einstellungsentscheidung. Dies sorgt im Vorfeld bei Personalern für Verwirrung: Bislang schreibt das Bundesdatenschutzgesetz nämlich vor, dass Bewerberdaten nur so lange gespeichert werden dürfen, bis der Auswahlprozess beendet ist. (§ 28 Abs. 1 Nr. 1 Bundesdatenschutzgesetz). Danach überwiege das Interesse der Bewerber am Schutz ihrer Privatsphäre das Interesse des Arbeitgebers an einer weiteren Aufbewahrung und Speicherung der Unterlagen. Nur in Ausnahmefällen und in sehr beschränktem Umfang (allenfalls Name und Anschrift) sollte eine längere Datenspeicherung zulässig sein.

Die Kanzlei Lovells hat diese Rechtslage mit den Anforderungen des AGG verglichen.

Mit Inkrafttreten des AGG bekäme der Arbeitgeber einen neuen und wirksamen Rechtfertigungsgrund für die (längere) Speicherung, so Rechtsanwalt Dr. Thomas Schafft aus dem Münchener Büro von Lovells. Der Arbeitgeber habe durch das AGG ein berechtigtes Interesse, die für seinen Entlastungsbeweis gegebenenfalls erforderlichen Unterlagen so lange zu speichern, bis er nicht mehr mit der Geltendmachung von Ansprüchen rechnen müsse. Das Recht der Bewerber auf informationelle Selbstbestimmung müsse dahinter zurücktreten, da es durch die teilweise Umkehr der Beweislast für den Arbeitgeber unerlässlich sei, dass er die Einzelheiten des Bewerbungsprozesses genau dokumentiere. Schafft: »Die Speicherung kann dem Arbeitgeber daher empfohlen werden!«

Doch wie lange genau müssen/können die Daten der abgelehnten Bewerber gespeichert werden? Ein abgelehnter Bewerber hat eine Frist von zwei Monaten nach Ablehnungsbescheid, um gegen seine Ablehnung zu klagen (§ 15, Absatz 4 AGG). Schafft: »Für den Arbeitgeber kann die Berechnung dieser Frist problematisch sein, wenn ein Bewerber behauptet, die Nachricht mit der ablehnenden Entscheidung gar nicht oder erst sehr spät erhalten zu haben. Hier können zum Beispiel elektronische Bewerbungsplattformen hilfreich sein, die neben einer allgemeinen Vereinfachung der Prozesse und der Kommunikation mit den Bewerbern auch die Dokumentation des Zeitpunkts erlauben, in dem die ablehnende Entscheidung zur Kenntnis genommen wurde und die Frist damit zu laufen beginnt.« Wenn der genaue Zeitpunkt des Zugangs nicht nachweisbar sei, werde der Arbeitgeber einen großzügigen Sicherheitszuschlag von zum Beispiel drei zusätzliche Monate für die Datenspeicherung einkalkulieren können bzw. müssen. Wenn ein Bewerber – angeblich – so lange nichts über seine laufende Bewerbung hört und auch nicht beim Arbeitgeber nachfragt, wird es irgendwann rechtsmissbräuchlich sein, sich auf eine angeblich diskriminierende Entscheidung nach dem AGG zu berufen.

Allerdings müsse der Arbeitgeber beachten, dass die gespeicherten Daten nur für die Zwecke der Rechtsverteidigung genutzt werden dürfen. Es sei z.B. nicht ohne weiteres zulässig, Bewerberdaten (nur deswegen) zu speichern, um eine größere Auswahl bei der Besetzung neuer vakanter Stellen im Unternehmen zu haben. Denn der Arbeitgeber könne nicht ohne weiteres davon ausgehen, dass die Bewerber auch an künftigen Stellenangeboten Interesse haben.

Hinzu kommt, dass sich die Daten der Bewerber im Laufe der Zeit ändern können, so dass eine erneute Entscheidung auf Basis »alter« Daten ihre Einstellungschancen verschlechtern könnten. Wenn der Arbeitgeber daher die Daten abgelehnter Bewerber aus anderen Gründen als dem AGG speichern und aufbewahren möchte, muss er um eine entsprechende Einwilligung bitten.