Software optimiert Bauteile-Einkauf von EMS-Unternehmen

Perzeptron und Bay-Soft haben gemeinsam eine Kalkulations-Software für elektronische Baugruppen entwickelt. Sie soll den Bauteile-Einkauf von EMS-Unternehmen optimieren und ist in bestehende Enterprise-Resource-Planning-(ERP)-Systeme integrierbar.

Die Materialkosten belaufen sich bei einem reinen Bestückungsauftrag in der Regel auf 70 bis 80 Prozent der Gesamtkosten. Demnach entscheidet sich über die Kalkulation des Materialanteils, ob der Anbieter den Auftrag bekommt oder nicht. Die Erfolgsquote liegt in der Praxis zwischen 10 und 50 Prozent; oft dienen Kalkulations-Anfragen allerdings nur dem Preisvergleich im Wettbewerb.

Andreas Koch, Geschäftsführer von Perzeptron, erklärt: »Waren vor ein bis zwei Jahren Angebotsfristen von 14 Tagen Standard, wollen die Kunden jetzt die Angebote häufig innerhalb einer Woche auf dem Tisch haben.« Die Gefahr dabei ist, dass die Qualität der Kalkulation leidet oder die Preise der Bauteile nicht aktuell sind. Perzeptron unterstützt EMS-Unternehmen beim Materialmanagement und beim Einkauf elektronischer Bauteile. Daher kennt Koch die Anforderungen von Elektronik-Produzenten und die Spielregeln auf dem Bauelemente-Markt.

Er sieht ganz klar die Notwendigkeit, den Kalkulations-Prozess weitmöglichst zu automatisieren. Bisher war das allerdings nicht zufrieden stellend möglich, denn Standard-ERP-Systeme unterstützen die branchentypischen Geschäftsprozesse bei der Baugruppen-Kalkulation nicht optimal. »Daher behelfen sich viele EMS-Unternehmen mit hauseigenen Entwicklungen auf Exceloder-Access-Basis, die jedoch meist parallel zum bestehenden ERP-System laufen und nicht auf dessen Daten zugreifen können.«

Zugeschnitten auf Elektronik-Produzenten

Einen Ausweg aus dem Kalkulationsdilemma zeigt die Software Bay-2-Quote auf: Sie automatisiert über eine internetbasierte Kommunikation die Bauteile-Anfrage weitgehend und ermöglicht die strukturierte Aufbereitung, Präsentation und Archivierung von kalkulations- und beschaffungsrelevanten Daten. Über Standard-Schnittstellen lässt sich Bay-2-Quote mit den gängigen Warenwirtschaftssystemen verbinden.

»Der Aufwand für das Erstellen von Kalkulationen verringert sich damit um bis zu 70 Prozent und entlastet den Einkauf«, sagt Koch. Die Basis von Bay-2- Quote bildet die ERP-Software Bay-2 von Bay-Soft, die Perzeptron und Bay-Soft gemeinsam für die Anwendung im EMS-Bereich erweitert haben. Wesentliche Merkmale sind die optimierte Stücklistenaufbereitung, eine automatische Lieferantenzuordnung sowie die Erstellung und der Versand von Anfragen.

Der Lieferant erhält die Preisanfrage als automatisch generierte Excel-Datei, deren Daten nach der Rücksendung in die Datenbank einfließen. Neben der Kalkulation der angefragten Preise zeigt das System das Kostensparpotenzial durch die Verwendung von Alternativbauteilen auf, berechnet die Verpackungseinheiten und den gegebenenfalls anfallenden Materialüberhang. Der Anwender erhält eine »Best-Price-Kalkulation« mit entsprechenden Lieferzeiten sowie die Preis-Simulation bei verschiedenen Lieferzeiten.

Die richtige Menge beim richtigen Lieferanten

Laut Koch orientiert sich die Software auf allen Programmebenen – von der Datenstruktur bis zur Bedienoberfläche – rein an den Anforderungen des Einkaufs. Per Tastendruck lässt sich ein Artikel in der benötigten Menge beim relevanten Lieferanten anfragen. Dabei spielt es keine Rolle ob 20, 500 oder 2000 Positionen auf der Stückliste stehen. Die Software organisiert automatisch die einkaufsrelevante Verknüpfung aller für eine Anfrage relevanten Daten und bietet Routinen zur Pflege der vorhandenen Artikelstämme. In seiner Datenhaltung entkoppelt es die reinen Artikeldaten von der Zuordnung zwischen Hersteller und Distributor.

Für die Distributoren ist eine separate Linecard-Datei integriert. Die Einführung von Bay-2 Quote als Zusatzsoftware zu bestehenden ERP-Systemen amortisiere sich laut Koch nach 12 bis 18 Monaten. Derzeit arbeitet das Entwicklerteam von Perzeptron und Bay-Soft an einer Erweiterung von Bay-2-Quote in Form eines integrierten Lifecycle-Managements. »Damit soll die Software künftig auch den Risikofaktor einer Baugruppe benennen und Alternativen aufzeigen können, um teure Abkündigungsfolgen von vorneherein zu vermeiden.«

Sisyphos-Arbeit: Erstellen von Kundenstücklisten

»Das Aufbereiten der Kundenstückliste nimmt bei der Kalkulation den Löwenanteil der Zeit in Anspruch und ist stark abhängig von der Datenqualität«, so Andreas Koch, Geschäftsführer von Perzeptron. »Und die reicht unserer Erfahrung nach von »sehr gut« bis »ungenügend«. Es fehlen relevante Artikelinformationen, so dass sich der Artikel erst gar nicht korrekt kalkulieren lässt.« Nicht selten ist der Aufwand für eine Preisanfrage so hoch, dass der Bestücker nur die notwendigsten Anfragen bei den Lieferanten – meist Distributoren – startet und, um möglichst wenig operativen Aufwand betreiben zu müssen, ganz nach dem Gießkannenprinzip komplette Stücklisten schickt.

Diese Vorgehensweise spart zwar auf den ersten Blick Zeit, führt allerdings zu suboptimalen Ergebnissen, denn »Anfragen sollten nur an die Lieferanten gestellt werden, die die in der Stückliste freigegebenen Hersteller auf der Linecard haben«, empfiehlt Koch. Aber allein in der Zuordnung zu den relevanten Distributoren liegt schon ein Aufwand von mehreren Minuten pro Artikel. Außerdem müsste für ein optimales Ergebnis jede Linecard-Änderung des Distributors akribisch berücksichtigt werden, was oft nicht zeitnah oder gar nicht geschieht. Das Ergebnis sind lückenhafte und veraltete Informationen zu den Artikel-Lieferanten-Beziehungen. Häufig kalkuliert der Einkäufer auch für C-Teile bzw. Commodity-Produkte nur Standardpreise oder geschätzte Preise.