Online ist gut – E-Procurement ist noch besser

Neue Informations- und Kommunikationstechniken bieten erstklassige Hilfsmittel, um die richtigen Produkte für eine Anwendung auszuwählen. Aber auch das Bestellen wird durch elektronische Systeme schneller und effizienter. So können die Prozesskosten erheblich gesenkt werden.

Neue Informations- und Kommunikationstechniken bieten erstklassige Hilfsmittel, um die richtigen Produkte für eine Anwendung auszuwählen. Aber auch das Bestellen wird durch elektronische Systeme schneller und effizienter. So können die Prozesskosten erheblich gesenkt werden.

Für den erfolgreichen E-Commerce müssen bei einem Distributor zwei Dinge zusammen kommen: »Pflicht« ist die logistische Fähigkeit, Bestellungen auch tatsächlich schnell liefern zu können – im Branchejargon »Fulfilment«. Denn ein Kunde, der per Internet schnell bestellen kann, will seine Ware auch schnell haben. Wirklich spannend ist die »Kür«, denn dabei geht es um die Qualität und Bandbreite der Lösungen für die elektronische Beschaffung. Und das ist die Zukunft.

Aber warum soll ein Webshop eigentlich wirtschaftlicher sein als der gute alte Papierkatalog und das Bestellfax? Ein Web-Katalog kann wesentlich mehr als eine Bestellung aufnehmen. Das beginnt bei den Selektionsmöglichkeiten, die der Anwender unterschiedlich stark verfeinert nutzen kann: von der einfachen Schnellsuche über die erweiterte Suche bis zur parametrischen Suche im Halbleiterspektrum. Schon das spart Zeit. Im Idealfall erfährt der Besteller sofort nach dem Selektieren und dem Auswählen der Produkte, ob diese lieferbar sind. Rückfragen und negative Überraschungen sind somit ausgeschlossen. Auch das steigert die Effizienz. Unter Umständen kann der Anwender für Wiederholungsaufträge eigene Teilelisten anlegen und verwalten, so dass er oder ein Mitarbeiter sein Sortiment sofort wiederfindet. Gleichzeitig kann der Online-Katalog eine Anlaufstelle für technische Informationen sein, die dem Kunden über gesonderten Informationsrubriken oder unmittelbar mit dem Produkt zusammen zugänglich gemacht werden.

Online ist gut – E-Procurement ist noch besser. Denn was nützt die schnellste Online-Produktauswahl, wenn der Bestellvorgang anschließend einen langen internen Genehmigungsprozess von Schreibtisch zu Schreibtisch durchlaufen muss? Und das wegen eines Bestellwerts, der im langjährigen Branchendurchschnitt bei etwa 100 Euro pro Auftrag liegt. Ein noch weitaus größeres Einsparpotenzial bieten deshalb Beschaffungslösungen, bei denen die Genehmigungsprozedur automatisiert ist, beziehungsweise bei denen die Bedarfsträger innerhalb vorgegebener Grenzen direkt einkaufen. Auf diese Weise kann E-Procurement die Prozesskosten pro Bestellung im C-Artikelsegment halbieren. Bei einer Lösung einschließlich E-Invoicing - komplett papierloser Rechnungsabwicklung - sinkt der Prozesskostenanteil an den Gesamtkosten einer Bestellung um weitere Prozentpunkte. Insgesamt kann das Einsparpotenzial durch E-Procurement inklusive E-Invoicing damit 50 bis 80 Prozent der Prozesskosten betragen.

Content-Lösungen und PunchOutTM

Elektronischer Einkauf bedeutet in Deutschland für große Unternehmen und Konzerne meist die Einbindung von Lieferanten-Katalogen in existierende Plattformen oder Marktplätze. Viele Firmen wählen Managed Content-Lösungen zur Integration von elektronischen Lieferanten-Katalogen, weil dann alle Kataloge eine einheitliche Oberfläche haben. Der Lieferant liefert also »nur« den Inhalt (Content) seines Web-Kataloges, nicht das Katalog-System selbst.

Allerdings haben Managed Content-Lösungen nicht nur Vorteile: Die wichtige Information über die aktuelle Produktverfügbarkeit geht dem Anwender bei diesem Prinzip verloren. Das Gleiche gilt für Aktualisierungen. Von Produktneuheiten und Aktionen erfährt der Nutzer beim Content-Verfahren nur im Aktualisierungsrhythmus der Content-Lieferung. Deshalb werden auch E-Commerce-Lösungen nach dem Prinzip »Lieferantenanbindung« angeboten. Je nach Anbieter wird dieses Verfahren auch als »PunchOutTM« (Ariba) oder »Lieferantenanbindung per OCI« (SAP) bezeichnet. In beiden Fällen greift der Besteller über die OCI-Schnittstelle des E-Procurement-Systems direkt auf den individuellen Katalog des Lieferanten zu, wo Angebot, Funktionen und Informationen optimal auf die Produkte abgestimmt sind. Der gefüllte Warenkorb gelangt dann als Bedarfsanforderung zum eigenen E-Procurement-System des Bestellers zurück. Der gesamte Aufwand für die Datenpflege verbleibt beim Lieferanten und der Nutzer kommt zusätzlich in den Genuss von absolut aktuellen Informationen, wie die jeweilige Produktverfügbarkeit, Neuprodukte oder aktualisierte technische Informationen.

Pflicht und Kür - Logistik und E-Commerce - gehören also eng zusammen und haben die Rolle des Distributors erheblich erweitert.