Externe Mitarbeiter managen Was Total Workforce Management bringt

Platzsparend projiziert Omrons »Spatial Projection Display«-Technologie mit nur einer Projektionsscheibe und nur einer Bilder in den leeren Raum.

Immer mehr Mitarbeiter arbeiten als Externe in Projekten mit, ihre Anzahl wächst seit Jahren. HR-Verantwortliche sollen das Ökosystem aus Dienstleistern per »Total Workforce Management« leichter steuern können, sagt eine Studie.

Zu Total Workforce Management hat Lünendonk in Zusammenarbeit mit Fieldglass eine Trendstudie durchgeführt. Mehr als 100 Unternehmen mit über 1.000 Mitarbeitern, von denen mehr als die Hälfte bereits TWM einsetzt, wurden für die Lünendonk-Trendstudie analysiert.

Von den analysierten Unternehmen können die meisten nicht alle offenen Stellen besetzen. Die Folgen sind in 70 Prozent der Fälle Überstunden für die anderen Mitarbeiter und in 45 Prozent Projektverzug. Zudem dauert es in 47 Prozent der Fälle länger als sechs Monate, bis die offenen Stellen besetzt sind. Bei 21 Prozent der Stellen sind die neuen Mitarbeiter sogar erst nach mehr als einem Jahr im Einsatz.

»Angesichts der immer kürzeren und schlecht planbaren Wirtschaftszyklen wird eine effektive Steuerung der internen Personalbedarfe in Abstimmung mit den externen Personalbedarfen zu einem wichtigen Wettbewerbsvorteil«, sagt Hartmut Lüerßen, Partner von Lünendonk.

Viele Unternehmen – vor allem aus der Automobilindustrie - setzen seit Jahren schon verstärkt auf externe Mitarbeiter und Projektunterstützung. »Die Studie verdeutlicht, dass die Zahl der externen Mitarbeiter deutlich dynamischer wächst, obwohl die meisten Unternehmen parallel auch die Zahl der internen Mitarbeiter erhöht haben«, so Lüerßen. »Dabei zeigt sich auch, dass die Unternehmen, die heute bereits Total Workforce Management einsetzen, insgesamt schneller rekrutieren und ihre Ziele besser erfüllen.«

Das Konzept von Total Workforce Management ist nicht neu, jedoch durch moderne Software-Architekturen inzwischen reif für eine integrierte HR-Digitalisierungsstrategie. Aufgrund der modernen (Cloud-basierten) Software-Architekturen, die in den Lösungen zur Dienstleistersteuerung (Vendor Management Systeme, VMS) und inzwischen auch bei den führenden HR-Lösungen zum Einsatz kommen, reduziert sich der technologische Aufwand für die Implementierung von TWM erheblich.

»Total Workforce Management ist ein komplexes Thema, weil es eine enge Zusammenarbeit von HR und Procurement erfordert und kein Bereich das Modell im Alleingang umsetzen kann«, beschreibt Hartmut Lüerßen die Herausforderungen. Bei 56 Prozent der analysierten TWM-Anwender liegt die fachliche Führung im HR-Bereich, der von strategischen Planungsdaten profitiert. Für den Einkauf ergeben sich vor allem operative Vorteile für Verhandlungen durch die funktionsübergreifenden Vergleichsdaten.

Zudem können beispielsweise frühzeitig externe Projektmitarbeiter angefragt werden, wenn anhand der Anforderungsprofile von intern zu besetzenden Stellen klar ist, dass aufgrund von Kandidatenmangel schnell Übergangslösungen gefunden werden müssen, um einen Projektverzug zu vermeiden.  

Bisher führen 58 Prozent der TWM-Anwender Reports von unterschiedlichen Quellen zusammen, 34 Prozent der Unternehmen haben eigene Entwicklungen implementiert, um die erforderlichen Systeme zusammenzuschalten. »Dass die Implementierung von TWM auf Basis von Micro-Cloud-Services die sehr aufwändigen Individualsoftware-Projekte ablöst, erleichtert die Umsetzung mittlerweile enorm«, so Lüerßen weiter.

Die Studie kann hier heruntergeladen werden.