Ohne Wikis und Blogs geht nichts mehr

Stephan Frettlöhr, Principal bei der Management-Beratung A.T. Kearney in Düsseldorf

Flache Hierarchien, mobile und selbstbestimmte Mitarbeiter sind in vielen Branchen inzwischen eine Selbstverständlichkeit. Das prägt nicht nur ihre Kommunikation untereinander, sondern auch die zwischen Chef und Mitarbeiter. Im Web2.0-Zeitalter spielen Wikis und Blogs in diesem Prozess eine entscheidende Rolle.

Eigenverantwortliche Mitarbeiter brauchen trotz aller Freiheiten eine starke Führungspersönlichkeit, die Aufgabengebiete klar strukturiert und Teams angesichts fehlender Karrierestufen entsprechend motiviert. Die Kommunikationsinstrumente in einem Unternehmen sollten damit Schritt halten können. Und die Mitarbeiter müssen damit umgehen können.

»Jüngere Mitarbeiter, die sich bei uns ihre ersten Sporen verdienen, ordnen wir bewusst keinem bestimmten Bereich zu«, sagt Stephan Frettlöhr, Principal bei der Management-Beratung A.T. Kearney in Düsseldorf. »Wir erwarten, dass sie sich selbst eine Aufgabe suchen.«

Manch einer mag zurückschrecken angesichts so viel Selbstbestimmung und Eigeninitiative. Damit solch eine »große Freiheit im Rahmen einer gewissen Zielsetzung«, wie Stephan Frettlöhr es nennt, funktioniert, braucht ein Unternehmen mit flachen Hierarchien dreierlei: eigenverantwortliche Mitarbeiter, die diese Freiheit leben und als »Gestaltungsmöglichkeit « verstehen, Führungskräfte, die diese Freiheit gewähren, und ein Arbeitsumfeld, das von Anfang an klar strukturiert und mit entsprechenden Kommunikationstools ausgestattet ist.

Klar definierte Arbeitsgebiete

»Besonders wichtig ist zunächst, dass sich die Arbeitsgebiete nicht überlappen«, betont Frettlöhr, der Unternehmen in Fragen der Organisation und Transformation berät. »Damit vermeiden Führungskräfte Konfliktpotenzial.« Denn eine Unternehmensstruktur, die nur wenige Tiefenstufen hat, erfordert viel Kommunikation zwischen den Kollegen untereinander. Um Aufgaben ohne viel Reibungsverluste lösen zu können, sollten die Arbeitsgebiete schon von Beginn an klar definiert sein.

Sinnvoll genutzt sind kurze Kommunikationswege eines der Hauptmerkmale flacher Hierarchien, vor allem in schnelllebigen Branchen, wie die Elektronik- Branche eine ist, von größtem Vorteil. Kurze Innovationszyklen beschleunigen die Technologie-Abfolge. Das wiederum verändert immer wieder die Aufgabengebiete der Mitarbeiter. Damit sie jedoch klar strukturiert bleiben, und Redundanzen weiterhin vermieden werden können, müssen sie immer wieder neu definiert und kommuniziert werden.

Flache Hierarchien bringen es mit sich, dass ganze Management- Ebenen herausgeschnitten werden. Damit entfällt freilich ein großes Motivationsinstrument: die nächste Gehaltsstufe. »Vergütung, Titel, Budget und die Anzahl der berichtenden Mitarbeiter sind in Deutschland immer noch Statussymbole«, gibt Norbert Büning, Geschäftsführer im Bereich Personal- und Organisationsentwicklung bei Accenture, zu bedenken. »Führungskräfte müssen das vermitteln können.«

Ein Ausgleich ist die leistungsorientierte Vergütung

Ein Ausgleich dafür ist die leistungsorientierte Vergütung, die als variabler Gehaltsbestandteil auf dem Fixgehalt aufsetzt. Damit eine Leistung honoriert wird, muss sie auch sichtbar sein – und dafür sorgt der Mitarbeiter eines flach strukturierten Unternehmens zunehmend selbst. Der Chef sollte ihn dazu motivieren, dies mit Fingerspitzengefühl tun. »In flachen Hierarchien, in denen der kollegiale Umgang untereinander immens an Bedeutung gewinnt, sollten besonders ambitionierte Mitarbeiter unbedingt die Balance zwischen Teamarbeit und Eigenpositionierung halten«, rät Büning.

Ein Weg, die eigene Leistung transparent zu machen, führt über die konstruktive Mitarbeit in Foren – wie sie etwa bei IBM stark genutzt wird. »Diejenigen, die ein Projekt als Team zum Erfolg führen und nicht die eigene Leistung in den Vordergrund spielen, finden Anerkennung für ihre Leistung. Eben nicht nur bei Vorgesetzten, sondern gerade auch bei ihren Kollegen«, erklärt Cornelia Rauchenberger, Manager Communications IBM Sales & Distribution/ Communications.

So haben sich im unternehmenseigenen »BlogCentral«in den letzten zwölf Monaten 56.000 Mitarbeiter mit 120.000 Einträgen und 123.000 Kommentaren gegenseitig unterstützt. »Über 2000 Blogs stufen wir als besonders aktiv ein«, so Cornelia Rauchenberger. Und »WikiCentral«, die Zentrale für Wikis in der IBM – Wikis sind Sammlungen von Webseiten, die verschiedene Autoren gemeinsam online bearbeiten – wird von über zwei Drittel der Mitarbeiter genutzt: Täglich greifen knapp 70.000 Mitarbeiter auf knapp 200.000 Seiten in 12.000 Wikis zu.

Diskussions-Plattform

Im sogenannten »Jam« kommen weltweit alle IBMer in einer Diskussions-Plattform für einige Tage zusammen und brainstormen über Themen, die im Business von morgen von Bedeutung sein werden. »Hier entwickeln sie unsere Geschäftsideen der Zukunft, das ideale Forum, um Kreativität und Engagement bis in die obersten Hierarchien zu spiegeln «, betont Cornelia Rauchenberger.

Auch der Chip-Riese Intel macht sich Blogs für die Unternehmenskommunikation zunehmend zunutze. Unter dem Stichwort Blogs@Intel (http://blogs. intel.com/about) bietet das Unternehmen gleich mehrere Blogs zu verschiedenen Technologiethemen, zum Beispiel IT@Intel, Research@ Intel oder Technology@ Intel. Führungskräfte, Forscher und Entwickler laden darin zu Diskussionen über die entsprechenden Themen ein. Und Jonathan Schwartz, CEO von Sun Microsystems, war einer der ersten, der einen so genannten CEO-Blog eingerichtet hat (http://blogs. sun.com/jonathan), in dem er die Entwicklung seiner Company kommentiert.

»Durch die technologische Konvergenz von Medien, IT und Telekommunikation entwickeln sich die Weblogs zu einem neuen Kommunikationsphänomen, das immer mehr Unternehmen als Kommunikationsinstrument einsetzen «, erklärt Dr. Sabine Grapentin, Dr. Sabine Grapentin, LL.M, Rechtsanwältin bei Nörr Stiefenhöfer Lutz und Leiterin des Arbeitskreises Recht im Bundesverband Digitale Wirtschaft (BVDW).

Risiken von Blogs

Innerhalb dieser sogenannten Corporate Blogs gibt es nicht nur Service-Blogs, in denen Kunden zusätzliche Informationen erhalten sollen, sondern auch Projekt-Blogs, in denen die Zusammenarbeit an bestimmten Projekten dokumentiert wird, und Knowledge-Blogs: »Hier werden insbesondere im Intranet persönliche Journale oder Know-how ausgetauscht, und die Mitarbeiter können untereinander kommunizieren «, so Dr. Sabine Grapentin.

Die Rechtsanwältin weist aber auch auf die Risiken von Blogs im Internet hin: »Unternehmen sollten bei der Einrichtung von Corporate Blogs darauf achten, dass sich rechtliche Risiken ergeben, wenn ein Nutzer über die Stränge schlägt«, so Frau Dr. Grapentin. »Außerdem gewähren die spezifische Gestaltung von Weblogs sowie deren starke Verbreitung und langfristige Archivierung auch Einblicke in die Persönlichkeit des jeweiligen Bloggers, die sich nachträglich nur schwer beseitigen lassen.«

Ihr Tipp: »Jeder Blogger sollte aus Gründen des Selbstdatenschutzes genau überlegen, was und wie er formuliert. « Deshalb hat der BVDW in Zusammenarbeit mit Dr. Sabine Grapentin einen Leitfaden für Corporate Blogs veröffentlicht, der kostenlos zum Download im Internet bereit steht. (www. bvdw.org/fileadmin/downloads/ wissenspool/publikationen/Leit faden_Blogs_BVDWneu.pdf).

Was sind Wikis und Blogs?

Wiki: Viele Autoren erstellen gemeinsam Dokumente. Bei einem Wiki handelt es sich um eine Sammlung einzelner Dokumente, die es verschiedenen Autoren ermöglicht, einen gemeinsamen Text zu schreiben und Änderungen jederzeit nachzuverfolgen. Das ist immer dann von Vorteil, wenn komplexe und qualitativ anspruchsvolle Texte durch mehrere Personen bearbeitet werden sollen, die an unterschiedlichen Standorten eines Unternehmens arbeiten. Anstatt aktualisierte Versionen von Meetingprotokollen per E-Mail oder per Briefpost zwischen allen Beteiligten hin- und herzuschicken, können Projektmitarbeiter die Änderungen direkt in dem zentral abgelegten Dokument vornehmen. Da die einzelnen Entwicklungsstadien jederzeit nachvollziehbar sind, entsteht eine totale Transparenz: Jeder kann sofort sehen, wer was wann beigetragen oder geändert hat.

Weblog: Ein Autor erstellt Dokumente, die seine Leser kommentieren. Im Gegensatz zu Wikis gibt es bei einem Blog in der Regel nur einen Autor, der Einträge verfasst und nachträglich nicht mehr ändert. Mit diesen sogenannten Postings gibt der Verfasser die Themen vor. Seine Leser können die chronologisch geordneten Einträge per Stichwort, über Kategorien oder nach vergebenen Tags durchsuchen und kommentieren. Die Kommentare sind für alle User in der Reihenfolge ihrer Entstehung unmittelbar sichtbar, was eine Diskussion und damit Wissen entstehen lässt. (sc)