Produktentwicklung Warum eine gute Spezifikation das Zünglein an der Waage ist

Hort Fiederl, straschu

Den Grundstein für einen reibungslosen und schnellen Entwicklungsprozess legt die aussagekräftige Spezifikation. Doch die ist nicht allerorten selbstverständlich. Was es zu beachten gilt, erläutert Hort Fiedler von strauschu.

»Aus der langjährigen Erfahrung als Dienstleister in der Elektronikentwicklung können wir sagen, dass es zwei zeitraubende Punkte in fast allen Elektronikentwicklungen gibt. Der eine Punkt ist die Zeitspanne zwischen der Entscheidung zur Auftragsvergabe und dem tatsächlichen Beginn der Arbeiten«, gibt Horst Fiedler zu bedenken, Entwicklungsleiter beim Entwicklungsdienstleister und Auftragsfertiger straschu in Norddeutschland. »Der zweite ist die Bauteilbeschaffung zum Bau von Prototypen. Letzterer kann durchaus im Bereich von zweistelligen Wochenzahlen liegen und ist nur eingeschränkt beeinflussbar, wenn spezielle Bauteile verwendet werden müssen, die längere Lieferzeiten haben«. Die eigentliche Entwicklung von Schaltplänen, PCB-Layouts oder Gehäusen ist ein erprobtes und bewährtes Verfahren, das im Normalfall im Vorfeld kalkulierbar ist. Gemessen an den Durchlaufzeiten nehmen diese Aufwendungen einen eher kleinen Anteil ein. »Selbst die Softwareentwicklung wird zum kalkulierbaren Zeitaufwand, wenn der Entwickler die Aufgabe verstanden hat«, fügt Fiedler hinzu.

Aber zu welchem Zeitpunkt beginnt eigentlich der Prozess der »Entwicklung«? »Die Entwicklung beginnt sicher nicht erst mit der Freigabe eines Budgets oder einer Auftragserteilung eines Entwicklers«, antwortet Fiedler, sondern bereits dann, wenn im Unternehmen die Idee entstanden ist, ein Produkt zu erneuern, zu erweitern oder neu auf den Markt zu bringen.« Nun sind die Menschen, die die Ideen haben, normalerweise nicht diejenigen, die das Projekt dann auch in die Tat umsetzen. Damit wird das erforderlich, was nach der Erfahrung von Fiedler zu den schwierigsten Themen in jeder Entwicklung gehört: der Transfer von Wissen, Daten und Verfahren: »Üblicherweise erfolgt dieser Transfer in Form einer Spezifikation. Bereits damit stellt ein Unternehmen die Weichen, wie schnell ein Produkt letztlich entwickelt wird.« 

Wie gut eine Spezifikation ist, das ergibt sich schon alleine aus der Anzahl der Fragen des Entwicklers an deren »Ersteller«. »Je je mehr Fragen, desto ungenauer die Spezifikation«, fasst Fiedler zusammen. »Ganz unangenehm wird es, wenn nach der Fertigstellung des Prototypen gegen die Spezifikation verifiziert wird und der Ersteller einer Spezifikation etwas anderes bekommen hat, als er vermeintlich formuliert hat.« Damit ist klar: Die Spezifikation war nicht eindeutig. »Die Spezifikation ist also das zentrale Dokument mit der Schnittstellenfunktion zwischen Ideengeber und Entwicklungsteam«, beschreibt Fiedler. Insbesondere, wenn das Entwicklungsteam eines Dienstleisters mit der Entwicklung betraut wird, ist der reibungslose Informationsfluss umso entscheidender. »In solchen Fällen entfällt der kurze Dienstweg über den Flur. In der Regel ist der Dienstleister nur unzureichend über die internen Informationswege informiert und kennt zum Teil die Ansprechpartner gar nicht«, gibt Fiedler zu bedenken. Deshalb, so Fiedler, sei es umso wichtiger, die technischen Inhalte so eindeutig wie irgend möglich in der Spezifikation niederzulegen. Die Treffsicherheit des Entwicklungsprozesses steigt damit deutlich und damit auch die Schnelligkeit. Gleichzeitig sinken auch die Kosten.

Wenn also die Spezifikation derartig wichtig im Entwicklungsprozess ist, stellt sich die Frage, wie sieht die optimale Spezifikation denn aus und gibt es überhaupt eine optimale Spezifikation? »Als Entwicklungsleiter bei einem Dienstleister bekomme ich die unterschiedlichsten  Formen und Ausführungen von Spezifikationen auf den Tisch«, so Fiedler. Und um die Schlüsselerkenntnis gleich vorweg zu nehmen: Die optimale Spezifikation gibt es laut Fiedler nicht. Aber es gibt gute und schlechte Spezifikationen. »Ein erstes Merkmal einer guten Spezifikation ist sicher, dass sie projektspezifisch angefertigt wird, von einem Autor der weiß, was er schreibt. Dazu reicht es nicht allein, dass er das technische Wissen über ein Projekt hat, sondern auch die Fähigkeit, dieses Wissen in einer eindeutigen Form zu formulieren.«
Insbesondere bei großen Unternehmen zieht der Ersteller einer Spezifikation oft eine »Default Spezifikation« aus dem Unterlagenpool und formuliert darauf aufbauend. Das ist nach den Worten von Fiedler durchaus eine anerkannte Verfahrensweise, solange der Verfasser reflektiert, ob die Default Texte denn auch zum Projekt passen.