10 Tipps für erhellende Werksbesuche Wann haben Sie zuletzt Ihren Lieferanten besucht?

Prof. Dr. Matthias Lütge Entruß (links) und Dr. Bernhard Höveler von Höveler Holzmann Consulting
Prof. Dr. Matthias Lütke Entrup (links) und Dr. Bernhard Höveler von Höveler Holzmann Consulting

Nur wenige Einkäufer überprüfen die Leistungen ihrer Lieferanten regelmäßig vor Ort, um etwaige Ineffizienzen aufzudecken. »Statten Sie Ihrem Lieferanten einen Besuch ab, sie werden schnell herausfinden, ob und wo es hakt«,empfehlen Dr. Bernhard Höveler und Prof. Dr. Matthias Lütke Entrup von Höveler Holzmann Consulting.

Tipp 1: Lesen Sie das Schwarze Brett

Ein Gutteil der Unternehmenskommunikation findet in Fabriken auch heute noch auf dem Schwarzen Brett statt. Dort entdeckt man nicht selten Statistiken zur Produktivität, zur Kostenentwicklung und zu vielen anderen interessanten Themen. Nehmen Sie sich Zeit, nach interessanten Informationen Ausschau zu halten, während Sie das Firmengelände besuchen. Es zahlt sich aus: Ein Hersteller von Softdrinks vermied es, die Kostenstruktur der Zutaten seines Produktes offenzulegen. Bei der Fabrikbesichtigung fand sich eine Notiz am Schwarzen Brett, die den Arbeitern die Konsequenzen der Verschwendung einzelner Komponenten des Softdrinks aufzeigte. Da dort die Kosten der Einzelkomponenten benannt waren, wurde offensichtlich, dass der Lieferant einen überhöhten Preis für Sirup an seinen Auftraggeber weitergab. Der Preis wurde im Nachgang angepasst. 

Tipp 2: Nehmen Sie Kollegen zur Besichtigung mit

Binden Sie bei Ihren Werksbesuchen die Expertise der anderen Funktionsbereiche ein. Insbesondere Ihre Kollegen aus den technischen Disziplinen wie Produktion, Logistik, Instandhaltung und Qualitätssicherung haben oft ein geschultes Auge für Schwachstellen und Risiken in Fertigungsabläufen. Vor einem Werksbesuch sollten Sie sich gemeinsam mit Ihren Kollegen Fragen überlegen und sich während der Besichtigung unabhängig voneinander mit unterschiedlichen Mitarbeitern unterhalten. Vergleichen Sie im Anschluss die Antworten, die Sie erhalten haben. Beim Besuch eines Herstellers von Fertiggerichten machten Mitarbeiter unterschiedliche Aussagen zur Beschaffenheit der verwendeten Zutaten. Manche Mitarbeiter sagten, der verarbeitete Brokkoli sei frisch eingekauft, andere, dass er zu bestimmten Jahreszeiten tiefgekühlt gekauft werde. Da Markt-

forschungsberichte zeigten, dass Konsumenten den Unterschied nicht schmecken, konnte die Produktion auf die Verwendung des günstigeren Tiefkühl-Brokkoli umgestellt werden. Die Umstellung führte zu beachtlichen Kosteneinsparungen.

Tipp 3: Sprechen Sie mit dem Produktionsleiter

Es ist wichtig, nicht ausschließlich mit dem Kundenbetreuer zu sprechen, da er eigens dazu ausgebildet ist, Gespräche diplomatisch zu lenken und schwierige Themen erfolgreich zu umschiffen. Der Produktionsleiter ist in vielen Fällen der richtige Ansprechpartner, um Ihnen ungeschönt Auskunft über die Sachlage und mögliche Probleme in der Produktion zu geben.

Tipp 4: Befragen Sie die Mitarbeiter

Häufig können die Arbeiter am Band am besten erklären, welche Schwierigkeiten es im Produktionsablauf gibt. Eine Frage, die immer zum Gespräch motiviert, lautet: »Es gibt hier wie überall sicherlich das eine oder andere Problem. Was würden Sie ändern, wenn Sie es sich aussuchen könnten?« Bei der Besichtigung einer Kaffeefabrik stellte sich bei mehrmaliger Befragung der Hilfsarbeiter heraus, dass die Umstellung einer Maschine auf eine neu eingeführte Gefäßform nicht reibungslos verlief. Die Marktforschung stellte überraschenderweise fest, dass Kunden der neuen Gefäßform gar nicht den Vorzug gaben. Mit dem folgerichtigen Relaunch der alten Gefäßform konnten die Umstellungsprobleme vermieden und erhebliche Prozesskosteneinsparungen erzielt werden.

Tipp 5: Besuchen Sie den Rohstoffeingang

Da Ihr Lieferant bei Ihrem Besuch verständlicherweise einen möglichst guten Eindruck hinterlassen möchte, wird er vor der Besichtigung vor allem die Bereiche seiner Fabrik auf Vordermann bringen, die üblicherweise besichtigt werden, zum Beispiel die Endfertigung. Schauen Sie sich darum auch den Wareneingang an. Gerade die unvorbereitete Besichtigung bietet Ihnen die Möglichkeit, wichtige Erkenntnisse zu gewinnen. Wie sieht die Lagerhaltung der Rohstoffe aus? Stapelt Ihr Lieferant große Menge an Rohstoffen, die möglicherweise bald das Haltbarkeitsdatum erreichen? Hat er Fehlbestände, und es ist mit Lieferengpässen zu rechnen? Schwierigkeiten dieser Art können durch eine aufmerksame Besichtigung des Rohstoffeingangs rechtzeitig erkannt werden.