Supply-Chain-Optimierung Fünf Schritte zur erfolgreichen EDI-Implementierung

Weil in der Regel viele Parteien involviert sind, gestaltet sich die Implementierung eines EDI-Systems sehr aufwändig. Mit der richtigen Strategie lässt sich diese Hürde ohne Probleme nehmen.

1. Entwicklung einer Organisationsstruktur

EDI ist eine signifikante Investition, bei der sich ein durchdachtes Konzept für die organisatorische Struktur von Anfang an auszahlt. Zunächst wird ein Team benötigt, das für die Implementierung verantwortlich ist: Der EDI-Koordinator verfügt über umfassende Erfahrung im Bereich des elektronischen Datenaustauschs und führt den Lenkungsausschuss. Darin sitzen unter anderem Abteilungsleiter der betroffenen Geschäftsbereiche und die IT-Leiter. Um den Erfolg zu garantieren, sollten darüber hinaus die Führungsebene sowie die Mitglieder des IT-Teams in den Prozess miteinbezogen werden.

2. Überprüfen und analysieren

Ein EDI-System wird individuell auf das Unternehmen zugeschnitten. Wichtig dabei: Es gibt verschiedene Bereiche in Unternehmen, die unterschiedlich stark von der Lösung profitieren. Eine strategische Überprüfung liefert Einblicke in die Aufgabenbereiche einer Organisation. Diese Grundlage beantwortet Fragen wie „Was kann EDI leisten?“ oder „Lassen sich überflüssige Schritte eliminieren?“
Nicht alle Unternehmensbereiche sind jedoch gleich gut für eine EDI-Implementierung gerüstet. Daraus ergibt sich eine variierende Rentabilität. Eine Kosten-Nutzen-Analyse deckt auf, in welchen Prozessen die Einführung von EDI die größten Verbesserungen bewirken wird. Eine Umfrage unter den Kunden und Lieferanten eines Unternehmens stellt sicher, dass das implementierte EDI-System auch in einem weitläufigen Netzwerk von Handelspartnern mitgetragen wird. Hierbei müssen auch die Daten, die das derzeitige System benötigt berücksichtigt werden. Hinzu kommen Informationen von Handelspartnern sowie die Daten, die von EDI-Standards gefordert werden.

3. An die Entwicklung, fertig, los

In einem EDI-System sind zwei Elemente besonders wichtig: der EDI-Konverter und die Telekommunikationsplattform. Der EDI-Konverter übernimmt die Konvertierung der EDI-Informationen, damit der Empfänger mit den Daten arbeiten kann.
Nur die wenigsten Unternehmen bauen eine eigene EDI-Infrastruktur auf, sondern wenden sich stattdessen an einen Value Added Network (VAN) Provider. Die vom Provider bereitgestellte Telekommunikationsplattform enthält Speicher- und Weiterleitungsservices für die Mailbox. Damit wird der Austausch zwischen Sendern und Empfängern sichergestellt. Gleichzeitig gewährleistet der VAN-Einsatz, dass sich alle Handelspartner an dieselben EDI-Standardtransaktionen halten. Die Qualität der EDI-Software sowie des ausgewählten EDI-Netzwerk-Providers spielen eine große Rolle für den Erfolg des Projekts. Daher sollte man sich fünf Fragen zur Auswahl des EDI-Netzwerk-Providers stellen:

1) Was soll das VAN können?

2) Welche Reichweite hat das VAN?

3) Welche Preisstruktur hat das VAN?

4) Welchen Einfluss hat das VAN in der jeweiligen Branche?

5) Ist das VAN auch in ferner Zukunft erreichbar?

Können alle Fragen zufriedenstellend beantwortet und ein passender Provider ausgewählt werden, geht es im nächsten Schritt an die Integration des Systems.

4. Integration und Daten-Mapping

Die wohl größte technische Herausforderung stellt die Integration der EDI-Systeme in bestehende Anwendungen des Unternehmens dar: Die Daten der Handelspartner müssen sich in bestehenden Systemen abbilden lassen. Bevor dieser Prozess startet, sind mehrere Datenanalysen durchzuführen. Es ist sinnvoll, diesen Prozess am endgültigen Bestimmungsort dieser Daten zu starten. Das Hauptproblem hängt hier oft mit den unterschiedlichen Datenstrukturen zusammen, die unterschiedliche Systeme benötigen. Nach dem Abgleich führt die Analyse zu jedem an diesem Bestimmungsort benötigten Feld.

Nach Abschluss der Datenanalyse und nachdem die Datenstrukturen fest stehen, wird die Map für die EDI-Konvertierungssoftware definiert. Hauptziel beim Mapping ist die weitestgehende Vermeidung von Kundenschnittstellen und insbesondere von Kundeneinstellungen für jeden einzelnen Handelspartner. Je standardisierter die Datenformate sind, desto besser arbeitet das System und desto weniger wird eine spezifische Programmierung benötigt.

5. Pilotprojekt und Launch

Steht das System und sind alle strukturellen Fragen beantwortet, bringt ein Pilotprojekt letzte Gewissheit über die Leistungsfähigkeit. Handelspartner mit EDI-Erfahrung bieten sich hier am besten an. Sinnvollerweise startet ein Pilotprojekt mit kleinen Prozessen, um sich schließlich langsam zu steigern. Ausgewertete Ergebnisse sollten schließlich immer mit den Analysewerten der vorangegangenen Evaluation und den Erwartungen verglichen werden.

Bei der Ausweitung des EDI-Systems auf die restlichen Handelspartner findet man meist ein „Hub-and-Spoke“ Modell vor. Der Hub (Großkunde) verlagert dabei sein EDI-Programm auf die Spokes (Lieferanten). Sollten Lieferanten etwas zurückhaltend auf den EDI-Beginn reagieren, ist es die Aufgabe des Hubs, mögliche Widerstände einzudämmen und die positiven Auswirkungen zu kommunizieren. Wird EDI immer weiter ausgeweitet, sollte kontinuierlich darauf geachtet werden, ob Anpassungen vorgenommen werden müssen.