Angebots- und Kalkulationssoftware für EMS-Firmen Fertigungsaufträge mit wenig Aufwand kalkulieren

Helmut Krautwurm, Bay-Soft: »Wenn die Preise nicht vorhanden sind und der Anwender weder einen Matrixpreis, also den Preis für eine Gruppe gleichartiger Artikel, noch einen Schätzpreis verwenden will, dann generiert das System bei den zugeordneten Lieferanten automatisch eine Preisanfrage.«

Mit Bay-2-Quote hat Bay-Soft eine Angebots- und Kalkulationssoftware speziell für EMS-Unternehmen entwickelt. Vom ersten Kontakt mit dem potenziellen Kunden bis zum Angebot für einen Fertigungsauftrag automatisiert die Software den Angebotsprozess, verkürzt die Bearbeitungsdauer und reduziert dabei auch noch die Fehlerquote.

Täglich einige dutzend Angebote mit komplexen Stücklisten erstellen - das gehört zum Alltagsgeschäft einer EMS-Firma. Manuelle Kalkulationen haben allerdings ein hohes Fehlerpotenzial – allein durch Tippfehler. »Eine Kalkulation muss  transparent sein«, erklärt Helmut Krautwurm, Geschäftsführer von Bay-Soft. »Schließlich macht der Materialanteil einer elektronischen Baugruppe bis zu 80 Prozent der Gesamtkosten aus.« Um die manuelle Tätigkeit und Fehler zu reduzieren, ist ein automatisierter Prozess ohne Medienbrüche nach Ansicht von Krautwurm beinahe unvermeidlich. Im Vergleich zur manuellen Kalkulation bietet Bay-2-Quote Angebots- und Kalkulationssoftware drei entscheidende Vorteile: mehr Transparenz, weniger Zeitaufwand und letztlich auch weniger Fehler durch Tippfehler. Die Kundenanfragen werden im System erfasst und verwaltet, sodass alle beteiligten Teams wie Vertrieb, Technik und Materialwirtschaft Zugriff haben. Über eine Excel-Import-Funktion übernimmt die Software die Kunden-Stückliste und wandelt sie in ein Standard-Format (Golden BOM) um. Fehlen Angaben wie freigegebene Hersteller und Teilenummer beim Hersteller, kann der Kundenbetreuer diese manuell ergänzen. Sämtliche Informationen wie Kundenstückliste, Datenblätter, Komponentenpreise, die in Zusammenhang mit einer Auftragsanfrage stehen, verwaltet die Software in einer elektronischen Projektmappe. Der durchgängige Prozess ohne Medienbruch verkürze die Durchlaufzeit für einen Fertigungsauftrag auf zwei bis drei Tage, so Krautwurm. Besonders interessant ist im Zuge des Obsolescence-Managements von Bauteilen das integrierte Versions- und Änderungsmanagement (PCN: Product Change Notification) für die im System hinterlegten Kundendaten. Dadurch kann das EMS-Unternehmen abgekündigte Bauteile oder Änderungsmitteilungen (PCNs) innerhalb der kompletten Datenbank nach verfolgen und sieht beispielsweise, welcher Kunde ein abgekündigtes Bauteil auf der Stückliste hat.