Klare Ansagen

Ob Kundenforum, Manager-Workshop oder Mitarbeiterversammlung, wichtige News lassen sich über solche Veranstaltungen erstklassig kommunizieren. Allerdings scheitern sie häufig, weil es am richtigen Konzept und der passenden Moderation fehlt. Vielfach wäre die Unterstützung durch einen externen Profi sehr viel besser als die Leitung eines Events durch einen Mitarbeiter oder den Chef. Dr. Vera-Kristin Grundmann

Immer wieder erleiden Unternehmen Schiffbruch mit ihren Workshops, Konferenzen und Kongressen. Besonders fatal: Die Events verfehlen nicht nur ihre primären Ziele. Zähe Mega-Meetings mit ödem Programm, endlosen Präsentationen und unverständlichen Inhalten führen oft genug zu einer nachhaltigen Imageschädigung. Denn wer will sich beispielsweise als Kunde schon gerne bei der Tagung eines Lieferanten die Zeit stehlen lassen, nur weil Planung und Umsetzung mal wieder arg hausbacken sind.

Dickicht interner Bedenken
Für den zähen und mitunter unergiebigen Verlauf von Firmenveranstaltungen gibt es viele Gründe. Mangelnde Erfahrung bei der Vorbereitung gehört ebenso dazu wie fehlende Kompetenz bei der inhaltlichen Steuerung von Events. Vor allem aber bleiben die Ziele oft genug deshalb auf der Strecke, weil innovative Ideen im Dickicht rein interner Wünsche, Erwartungen und Bedenklichkeiten hängen bleiben. Abläufe und Inhalte werden von A bis Z minutiös geplant, aber in den wenigsten Fällen versetzen sich die Verantwortlichen bei der Vorbereitung von Firmen-Events in die Lage ihrer Gäste. Dabei sind solche Veranstaltungen vor allem dann ein Erfolg, wenn es gelingt, Unternehmer in einen echten, also offenen Dialog mit ihren Geschäftspartnern und mit ihren Kunden zu bringen. Das funktioniert aber nur, wenn der Mut vorhanden ist, die lange gepflegten Konferenz- oder Workshopabläufe zu durchbrechen und sich auf neue Formen der Kommunikation einzulassen.

Schlüsselfunktion für den Moderator
Dazu braucht eine gute Firmenveranstaltung vor allem einen guten Moderator respektive eine gute Moderatorin – jemanden, der nicht nur unterhaltend auf der Bühne steht, sondern aus eigener Business-Erfahrung inhaltliche Akzente in der Moderation setzen kann. Hinzu kommt: Eine gute Moderation beginnt lange vor dem eigentlichen Event. Denn souverän zu moderieren ist nicht nur der Ablauf etwa eines Kongresses – auch die Prozesse in der Vorbereitungsphase koordiniert und steuert im Idealfall ein erfahrener Moderator. Er vermittelt zwischen den unterschiedlichen firmeninternen Interessen, berät bei der Konzeption und wirbelt bei Bedarf die Standardabläufe kräftig durcheinander.

Eine schlüssige Veranstaltungskonzeption erarbeiten, mit dem richtigen Gespür für den Ton der Veranstaltung inspirierende Redner finden und geeignete Präsentations- und Kommunikationsformate auswählen – das und vieles mehr bis hin zum Präsentationscoaching leistet ein externer Moderations- und Beratungsprofi in der Regel erfolgreicher als ein „interner Consulter“, der auf firmenspezifische Befindlichkeiten Rücksicht nehmen muss. Entscheidend bei der Auswahl eines Dienstleisters: Er muss neben der erforderlichen Moderations- auch eine entsprechende Managementexpertise besitzen. Denn eine Firmenveranstaltung zu einem Erfolg für Unternehmen und Teilnehmer gleichermaßen zu machen, ist eine anspruchsvolle Projektmanagement-Aufgabe. Nur, wer im Dialog auf Augenhöhe mit dem Management eines Unternehmens die richtige Sprache spricht, ist für das Management der richtige Dienstleistungspartner.